Immer mehr Unternehmen bieten systematisches Onboarding an, damit sich neue Teammitglieder schnell einarbeiten und vor allem auch wohlfühlen. Verantwortliche aus der Hotellerie berichten über ihre Konzepte und Erfahrungen.
Der Einstieg in einen neuen Job ist meist mit Vorfreude, aber auch mit Unsicherheit verbunden. Ein herzliches Willkommen ist da ein guter Anfang. Im Viersterne-Superior-Hotel Ritter Durbach gibt es bereits seit Längerem ein umfassendes, standardisiertes Onboarding-Programm, das Teil der ausformulierten Unternehmenskultur ist. So soll neuen Mitarbeitenden ein reibungsloser Start ermöglicht werden. Bereits zwei Wochen vor Aufnahme der Beschäftigung wird eine wertschätzende Welcome-Mail verschickt. Darin sind sicherheitshalber noch einmal das Datum und die Uhrzeit des ersten Arbeitstags vermerkt. Falls erforderlich, wird gebeten, fehlende Dokumente mitzubringen. Neues Service- und Küchenpersonal erhält mit dieser Mail auch die aktuellen Speise- und Getränkekarten, angereichert mit Bildmaterial und ausführlichen Erklärungen.
Auch intern laufen die Vorbereitungen bei Neueinstellungen auf Hochtouren, berichtet Alexandra Löchte, Leitung Human Resources: „In Hotelkit – die App nutzen wir für die interne Kommunikation –, wird eine Checkliste mit allen Aufgaben erstellt, die von unserer Seite aus noch zu regeln sind, und für alle involvierten Abteilungen freigegeben.“
"In Hotelkit wird eine Checkliste mit allen Aufgaben erstellt, die von unserer Seite noch zu regeln sind, und für alle involvierten Abteilungen freigegeben.“
Alexandra Löchte, Leitung Human Resources, Hotel Ritter Durbach
Beispiele: Die Hausdame wird informiert, dass sie die Dienstkleidung bereitstellt, der technische Leiter, dass er – je nach Erfordernis der Position – eine personalisierte E-Mail-Adresse erstellt und Zugänge für den PC und die Programme anlegt. Die Marketingabteilung wird gebeten, eine E-Mail-Signatur beizusteuern. „Alles, was erledigt wurde, wird in der Checkliste abgehakt“, so Alexandra Löchte. Nach seinem Einstieg erhält auch das neue Teammitglied Zugang zu Hotelkit und kann dort auf Handbücher, Checklisten und Erklärvideos zurückgreifen.
Azubis laden zum Galaabend und der Chef zum Werte-Briefing
Die jeweilige Abteilungsleitung hat im Hotel Ritter den Auftrag, den Einarbeitungsplan zu erstellen und die Teammitglieder zu informieren, die in diesen Prozess eingebunden werden. Darunter der Pate beziehungsweise die Patin, der/die als Ansprechpartner und Bezugsperson fungiert. Am Starttag nehmen Alexandra Löchte oder ihre Assistentin den Newcomer in Empfang. „Wir unternehmen eine Hausführung und beantworten offene Fragen.“ Noch innerhalb der ersten Woche findet eine offizielle Begrüßung im Rahmen des Abteilungsleitungs-Meetings statt, hier stellt jeder sich und seinen Aufgabenbereich vor. Gastgeber und Eigentümer Dominic Müller überreicht ein Handbuch mit den wichtigsten Daten und Fakten zum Hotel, wozu auch die sogenannten Glücksritter-Werte zählen.
Glücksritter, so werden die rund 160 Teammitglieder hier genannt. „Ritterlich“ zu sein, ist Teil der Vision und Mission, wozu Dominic Müller persönlich eine separate Schulungsmaßnahme als Bestandteil des Onboardings durchführt. Der Einstieg wird darüber hinaus durch eine kleine Schultüte mit Naschereien versüßt, auch einen Gutschein für das hoteleigene Restaurant „Makidan“ sowie einen Kaffee-&-Kuchen-Voucher gibt es, der gemeinsam mit dem Paten genutzt werden kann.
Auszubildende starten im Hotel Ritter zunächst mit drei intensiven Kick-off-Tagen. Sie unternehmen eine Schatzsuche durch Durbach und eine Wanderung auf das Schloss Staufenberg. „Highlight dieser Einführungstage ist unser Azubi-Galaabend, der von den Auszubildenden im zweiten und dritten Ausbildungsjahr eigenverantwortlich geplant und realisiert wird. An diesem Abend werden die Absolventen geehrt und die Neuzugänge willkommen geheißen“, erläutert die HR-Verantwortliche.
Ihre Top-Tipps für eine erfolgreiche Einarbeitung: „Ich halte eine offene und transparente Kommunikation für elementar. Es sollte auf beiden Seiten nichts schöngeredet werden. Die neuen Mitarbeitenden sollten das Ziel kennen, auf das hingearbeitet wird und die Erwartungen, die an sie und ihren Aufgabenbereich gestellt werden. Gleichzeitig wünschen wir uns, dass man auch uns mitteilt, was noch benötigt wird oder wo es hakt. Dafür finden in den ersten Wochen regelmäßige Feedback-Gespräche statt.“
>> Lesetipp: So gelingt erfolgreiches Auslandsrecruiting
Digitale Elemente bilden wichtige Basis
Bei den Althoff Hotels mit Hauptsitz in Köln läuft das Prozedere ähnlich ab. „Wir haben mit unserem Onboarding-Prozess sehr gute Erfahrungen gemacht, da wir auf diese Weise sicherstellen, dass sich die neuen Kolleginnen und Kollegen sehr schnell und effektiv in ihr neues Arbeitsumfeld integrieren und produktiv arbeiten können“, resümiert Katja Fauth, Vice President Human Resources. Digitale Elemente bilden auch bei den Althoff Hotels eine wichtige Basis für das funktionierende Zusammenwirken: „Atrium“ heißt die interne Kommunikations-Plattform von Workvivo, die hotelintern und standortübergreifend dem Austausch dient. „Lunis“ ist der Name der eigens von den Althoff Hotels entwickelten digitalen Mitarbeiter-Akte, die vom jeweiligen Teammitglied selbst einsehbar ist und unter anderem den Schulungsplan sowie die Dokumentation der Feedback-Gespräche beinhaltet.
In Lunis ist auch der Onboarding-Prozess abgebildet: So erhalten die Abteilungsleiter die notwendigen Unterlagen gleich digital und personalisiert – zu allen relevanten Themen von der Uniformbestellung bis zu den Evaluierungsgesprächen. Ebenfalls spannend: Teils finden im Rahmen der Einarbeitung Crosstrainings in anderen Abteilungen statt. „Front-Office-Mitarbeiter erhalten zügig Einblick in die weiteren Rooms-Departments, wie Housekeeping und Reservierung“, erläutert Katja Fauth. Das Ergebnis sind Produktkenntnisse und abteilungsübergreifendes Verständnis.
Teamschulung, Sprachkurse, Hilfe bei Wohnungssuche und Behördengängen
Die Integration ausländischer Mitarbeitender macht das Onboarding nochmals anspruchsvoller. Das Hotel Ritter und die Althoff Hotels sind hierauf eingestellt. Bei den Leonardo Hotels Central Europe läuft das diesbezügliche Integrationsprogramm besonders frühzeitig und engagiert an: Nachwuchskräfte nehmen mit finanzieller Unterstützung der Hotelgruppe noch in ihrer Heimat an einem sechsmonatigen Deutschkurs teil und qualifizieren sich bis Level B2.
Die Sprachausbildung wird durch monatliche Videocalls und Webinare mit deutschen Kolleginnen und Kollegen begleitet. Außerdem steht den neuen Mitarbeitenden schon vor ihrer Einreise ein Mentor aus einem deutschen Hotel mit Rat und Tat zur Seite. „Wir wollen den Menschen, die zu uns kommen, den Einstieg im fremden Land so angenehm und einfach wie möglich gestalten“, betont Anke Rohn-Maas, Human Resources Director Central Europe. Das heißt auch: Neuankömmlinge bekommen die Möglichkeit, in den ersten vier Monaten ihres Aufenthalts in dem Hotel, in dem sie arbeiten, zu wohnen. In einigen Städten verfügt das Unternehmen über Werkswohnungen – ein Konzept, das in Zukunft weiter ausgebaut werden soll.
Wir wollen den Menschen, die zu uns kommen, den Einstieg im fremden Land so angenehm und einfach wie möglich gestalten.“
Anke Rohn-Maas, Personalchefin, Leonardo Hotels Central Europe
Auch Novum Hospitality begleitet neue Mitarbeitende von Anfang an mit umfassenden Onboardings. In Hamburg folgt eine englischsprachige Einarbeitung innerhalb der „Novum Hospitality School“. „Wir geben eigene Sprachkurse, darunter Deutsch als Fremdsprache, stellen Unterkünfte beziehungsweise leisten Unterstützung bei der Wohnungssuche. Zudem begleiten wir bei wichtigen Behördengängen, beispielsweise zum Einwohnermeldeamt, oder zur Kontoeröffnung bei einer Bank“, teilt David Etmenan mit, Chief Executive Officer und Owner.
Im Luitpoldpark Hotel in Füssen bekommen die ausländischen Kollegen, wenn möglich, einen gleichsprachigen Paten an die Seite gestellt. Zudem erhalten sie am Ende jedes Tages eine Art Briefing – mit Lob für gute Arbeit und Verbesserungstipps. Die deutschen Teammitglieder wiederum werden geschult, wie sie am besten mit den neuen Teammitgliedern umgehen, berichtet Restaurantleiter und Ausbildungskoordinator Nalin Bulathsinhala. „Wir arbeiten notfalls mit einer Übersetzungs-App, Piktogrammen und kommunizieren mit Hand und Fuß“, sagt Alexandra Löchte und schmunzelt. Für das Hotel Ritter stellt sie fest: „Das hat bisher immer gut funktioniert.“ Wobei bei Bedarf auch die Kosten für Sprachkurse übernommen werden.