Wie sich Hoteliers ihr eigenes digitales Einkaufszentrum aufbauen und welche Rolle künstliche Intelligenz dabei spielt, zeigt unsere Serie.
Der zweite Teil der Serie machte deutlich: Digitaler Einkauf ist siebenmal schneller und somit auch siebenmal günstiger. Doch um den maximalen Effekt der Digitalisierung des "Procure-to-pay-Prozesses“ zu erzielen und mehr Unabhängigkeit zu erreichen, sollte dieser in eigenen Lösungen abgebildet werden.
Weg von der Bestellung in Lieferantenwebshops hin zur Ein- oder Anbindung der Produkte des Lieferanten in der hoteleigenen E-Procurement-Plattform.
"Triple Match" dank KI
Auf diese Weise schafft sich ein Hotel ein eigenes digitales Einkaufszentrum, auf das alle, die Einkaufsrelevanz besitzen, Zugriff haben. Hierin befinden sich alle Produkte und alle Lieferanten, mit denen das Hotel arbeitet – von Food über Beverage, Reinigungs- oder Leuchtmitteln bis hin zum Bürostuhl oder der Maus und Tastatur.
Über vordefinierte Bestelllisten sind für jede Abteilung die Artikel sicht- und bestellbar, für die sich das Hotel entschieden hat. Mehrstufige Genehmigungsworkflows sichern den Kaufvorgang ab. Weiterer Vorteil: Das Einkaufen von Zufalls- oder unnötigen Zusatzprodukten wird drastisch reduziert. Es werden keine Produkte mehr gekauft, die man eigentlich nicht braucht, sie aber dennoch bestellt, weil sie auf den unzähligen Shops und Portalen werblich angepriesen und empfohlen werden. Und: Hoteliers gewinnen wertvolle Zeit, da sie nicht mehr verschiedene Webshops aufrufen und nach den passenden Produkten suchen müssen.
Größere Procure-to-pay-Lösungen bieten in der Zwischenzeit vollintegrierte Bestell-, Warenwirtschafts- und Rechnungsmanagementsysteme in einer Anwendung inklusive Vertragsmanagement an. Es gibt allerdings auch Tools, die ihre Stärke im Bestellbereich und andere, die ihre Stärke im Rechnungsbereich (Kreditorenmanagement) haben. Man kann diese Tools teilweise kombinieren, was durchaus sinnvoll sein kann, je nach Betrieb...
Mehr dazu in der neuen Hotel+Technik-Ausgabe 4.
Der Experte: Jochen Oehler
Jochen Oehler ist Strategie- und Marketingvorstand der Dehag Hospitality Group AG sowie Geschäftsführer der auf Supply-Chain-Management spezialisierten Progros.
Er hat einen Lehrauftrag an der Hochschule Heilbronn für den Bereich Supply-Chain-Management und ist Verfasser mehrerer Veröffentlichungen zu Einkauf, Digitalisierung und Prozessoptimierung. 2017 erschien sein Buch „Macht Einkauf – Powerstrategien für modernes Einkaufsmanagement in der Hotellerie“.