Steuertipp So können Hoteliers KI und Software absetzen

Wer moderne Technologien einführt, sollte die steuerlichen Regelungen kennen. Mit der richtigen Einordnung lassen sich Anschaffungen oft schneller abschreiben und die Liquidität stärken.

Digitale Prozesse prägen den Hotelalltag immer stärker. Ob Reservierung oder KI-gestützte Gästeservices – Software und datenbasierte Systeme gehören längst zum Tagesgeschäft. Solche Investitionen optimieren Abläufe, sparen Zeit und helfen, Personal gezielter einzusetzen. Doch das Ganze kostet natürlich. Umso wichtiger ist es, zu wissen, wie die damit verbundenen Aufwendungen steuerlich behandelt werden.

Typische Investitionen sind heute Property-Management-Systeme, Channel-Manager, digitale Kassensysteme, Programme für das Revenue Management, KI-basierte Chatbots für die Gästekommunikation oder Anwendungen für eine automatisierte Buchhaltung. Dazu kommen Tablets für das Housekeeping, Self-Check-in-Terminals oder Rechner für Verwaltung und Rezeption. Viele Hotels arbeiten auch mit cloudbasierten Lösungen, die laufende Nutzungsgebühren verursachen.

Sofortabzug oder nicht

Steuerlich muss man zunächst unterscheiden, um welche Art von Wirtschaftsgut es sich handelt und wie hoch die Anschaffungskosten sind. Davon hängt ab, ob etwas sofort abgeschrieben werden kann oder die Kosten über mehrere Jahre verteilt werden müssen. Bei kleineren Anschaffungen greift die Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter. Liegen die Nettoanschaffungskosten bei höchstens 800 Euro, kann das Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.

Die Entlastung wirkt sich damit direkt im laufenden Jahr aus. Bei IT-Ausstattung gibt es zudem eine Erleichterung. Computerhardware und Standardsoftware können auch oberhalb von 800 Euro Anschaffungskosten mit einer Nutzungsdauer von nur einem Jahr abgeschrieben werden. In vielen Fällen lassen sich diese Anschaffungen somit bereits im Jahr der Anschaffung vollständig berücksichtigen. Alternativ bleibt eine Verteilung über mehrere Jahre möglich, wenn dies betriebswirtschaftlich besser passt.

Anders zu behandeln sind laufende Softwarekosten. Viele Anwendungen werden heute als Cloud-Lösung genutzt und nicht mehr klassisch erworben. Monatliche oder jährliche Lizenzgebühren für Buchungssoftware, KI-Tools, Kommunikationsplattformen oder Datenspeicher gelten als laufende Betriebsausgaben und mindern im Jahr der Zahlung den Gewinn.

Plant ein Hotel ein größeres Digitalisierungsprojekt, kann der Investitionsabzugsbetrag eine Rolle spielen. Kleine und mittlere Betriebe mit Gewinnen bis 200.000 Euro dürfen bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten vorab steuerlich abziehen, wenn die Investition innerhalb von drei Jahren erfolgt – das kann gerade bei größeren Digitalisierungsprojekten die Steuerlast in guten Jahren abfedern. Nach der Anschaffung kommt zusätzlich eine Sonderabschreibung von bis zu 40 Prozent in Betracht. So können größere Investitionen schneller steuerlich berücksichtigt werden, und es entsteht Spielraum für weitere Modernisierungsschritte.

Förderprogramme im Blick behalten

Neben den steuerlichen Möglichkeiten lohnt sich auch ein Blick auf Förderprogramme. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle unterstützt kleine und mittlere Unternehmen mit Zuschüssen für Beratungen, zum Beispiel zur Digitalstrategie oder zur Einführung neuer Software. Je nach Region können bis zu 80 Prozent der Beratungskosten übernommen werden. Auch Förderkredite der KfW für Digitalisierung und Innovation stehen vielen Hotels offen. 

Wichtig ist auch, die Mitarbeitenden einzubeziehen. Neue Software oder KI-Systeme bringen nur dann einen spürbaren Nutzen, wenn sie im Alltag sicher angewendet werden. Schulungen und Fortbildungen gehören daher oft dazu. Dafür anfallende Kosten sind in der Regel als Betriebsausgaben abziehbar, sofern die Weiterbildung im betrieblichen Interesse liegt.