Am 31. Dezember 2026 endet für viele Hotels die Übergangsfrist für die Erstellung von E-Rechnungen. Nun gilt es, Rechnungsaus- und -eingang im gesamten Betrieb neu zu ordnen.
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat. Sie verändert, wie Rechnungen erstellt, geprüft, gebucht und ausgewertet werden. Im Hotel betrifft das nicht nur die Buchhaltung. Rechnungsdaten entstehen an der Rezeption, im Restaurant und im Backoffice.
Moment der Abrechnung
Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Rechnungsausgang gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen verwendet werden. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch bei einem Gesamtumsatz im Jahr 2026 von höchstens 800.000 Euro. Viele Hotels dürften darüber liegen. Sie müssen dann bei Umsätzen an inländische Unternehmer grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben davon ausgenommen.
Entscheidend wird es dort, wo der Gast seine Rechnung unmittelbar verlangt. An der Rezeption zeigt sich oft erst beim Check-out, ob die Rechnung auf den Gast als Privatperson oder auf ein Unternehmen ausgestellt werden soll. Im Restaurant stellt sich dieselbe Frage beim Geschäftsessen. Auch Bar- oder Kartenzahlung ändert nichts daran, dass bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro eine E-Rechnung erforderlich sein kann. Vor der Abrechnung sollte deshalb klar sein, wer Rechnungsempfänger ist und wie die E-Rechnung übermittelt wird.
In Betracht kommen E-Mail, Kundenportal oder elektronische Schnittstelle. Ein QR-Code kann den Zugang erleichtern, ersetzt die strukturierte Rechnung aber nicht. Kann das System an Rezeption oder Restaurantkasse noch keine E-Rechnung erzeugen, lässt sich zunächst ein lesbarer Kassenbeleg ausgeben. Die E-Rechnung folgt anschließend aus dem Backoffice und berichtigt den Beleg. Dafür müssen Firmenname, Anschrift und E-Mail-Adresse erfasst werden. Auch Anzahlungen, Stornierungen und Rechnungskorrekturen sollten getestet werden.
Formate und Datenfluss
Eine per E-Mail versandte PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format, das elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Verbreitet sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Mit den Systemanbietern sollte geklärt werden, welche Formate sie unterstützen und wie die Daten ins Backoffice gelangen. Der Nutzen reicht über die gesetzliche Pflicht hinaus. Daten aus Reservierung, Restaurantkasse oder Veranstaltungsabrechnung können ohne erneute Eingabe in die Rechnungsstellung übernommen werden.
Eingangsrechnungen lassen sich automatisiert auslesen, Lieferanten zuordnen und zur Prüfung weiterleiten. Das spart Arbeit und verringert Fehler. Auch Auswertungen werden leichter. Kosten können schneller einem Standort, einer Abteilung oder Veranstaltung zugeordnet und offene Posten besser überwacht werden. Dafür müssen Hotelsoftware, Dokumentenmanagement, Zahlungsverkehr und Finanzbuchhaltung zusammenspielen.
Für den Rechnungsempfang reicht rechtlich zwar ein E-Mail-Postfach. Im Betriebsalltag braucht es aber einen festgelegten Ablauf. Hotels erhalten E-Rechnungen zum Beispiel von Energieversorgern, Wäschereien, Lieferanten, Reinigungsunternehmen, Handwerkern und Softwareanbietern. Festzulegen ist, welche Adresse oder welches Portal Lieferanten nutzen, wer die Eingänge kontrolliert und wie Rechnungen geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert werden. Auch Vertretungen, fehlerhafte Dateien und Korrekturen gehören dazu. Der strukturierte Rechnungsteil ist in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Bis Ende 2026 sollte ein vollständiger Testlauf stattfinden: von der Firmenbuchung oder dem Geschäftsessen über Rechnungserstellung und Übermittlung bis zu Korrektur, Buchung und Archivierung. So entsteht ein Ablauf, der Zeit spart und Transparenz schafft.