So gelingen GoBD-konforme Abläufe

Mit steigender Automatisierung wachsen auch die Anforderungen der Finanzverwaltung. Wer Kasse, Belege und Buchhaltung nicht regelkonform dokumentiert, riskiert Probleme im Falle einer Betriebsprüfung.

Digitale Prozesse sind in Hotels die Basis des Tagesgeschäfts. Reservierungen laufen über Property-Management-Systeme, Rechnungen werden digital versendet, Belege elektronisch archiviert, Kassensysteme arbeiten softwaregestützt. So werden Abläufe schneller und effizienter. Gleichzeitig erwartet die Finanzverwaltung, dass diese Prozesse gemäß der sogenannten GoBD ablaufen.

Hinter dieser Abkürzung verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, eine verbindliche Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Vereinfacht gesagt geht es darum, dass steuerlich relevante Daten vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden müssen.

Kassenführung richtig organisieren

Gerade in der Hotellerie zählt die Kassenführung seit Jahren zu den wichtigsten Prüfungsschwerpunkten. Die Finanzverwaltung erwartet deshalb eine lückenlose Dokumentation aller Kassenvorgänge. Elektronische Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, der sogenannten TSE, ausgestattet sein.

Fehlt die TSE oder arbeitet sie fehlerhaft, kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung infrage stellen. Genauso wichtig ist die vollständige Archivierung der Kassendaten. Es reicht nicht aus, lediglich Tagesabschlüsse oder Papierbons aufzubewahren. Sämtliche Einzelaufzeichnungen müssen digital gespeichert und im Prüfungsfall exportierbar sein. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob ein vollständiger Datenexport möglich ist.

Digitale Belege rechtssicher archivieren

Beim Rechnungseingang gelten klare Vorgaben. Wird eine Rechnung digital empfangen, muss sie auch digital archiviert werden. Ein Ausdruck für den Ordner genügt nicht. Gerade Hotels erhalten heute den Großteil ihrer Lieferantenrechnungen per E-Mail oder über ein Downloadportal. Diese Unterlagen müssen vollständig und jederzeit auffindbar gespeichert werden. Ohne ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem lässt sich dies nur schwer umsetzen.

Hinzu kommt die schrittweise Einführung der E-Rechnung. Unternehmen müssen bereits seit 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beziehungsweise 2028 wird auch der Versand von E-Rechnungen schrittweise verpflichtend. Hoteliers sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob ihre bestehenden Systeme die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen zuverlässig unterstützen. Ebenso beim ersetzenden Scannen gelten klare Regeln. Werden Papierrechnungen eingescannt und anschließend vernichtet, muss der gesamte Scanprozess nachvollziehbar dokumentiert sein.

Verfahrensdokumentation nicht unterschätzen

Auch die Finanzverwaltung arbeitet inzwischen nahezu vollständig digital. Im Rahmen von Betriebsprüfungen greifen die Prüfer auf vorhandene Datenbestände zu und analysieren diese mit spezieller Prüfsoftware. Dabei werden neben der Finanzbuchhaltung auch PMS- und Reservierungssysteme, Warenwirtschaft, Gutscheinverwaltung oder Lohndaten einbezogen. Unternehmen müssen deshalb nachvollziehbar darstellen können, wie steuerlich relevante Daten im Betrieb entstehen, verarbeitet und archiviert werden.

Genau dafür dient die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt unter anderem den Ablauf im Rechnungseingang, die Organisation der Kassenführung sowie die eingesetzten Systeme und Zuständigkeiten. In der Praxis zeigt sich häufig erstmals bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, dass Abläufe unterschiedlich gehandhabt werden oder einzelne Prozesse unnötig doppelt laufen. Eine strukturiert aufgebaute, ausführliche Verfahrensdokumentation schafft deshalb nicht nur Sicherheit im Prüfungsfall, sondern hilft oft auch dabei, betriebliche Prozesse klarer und effizienter zu organisieren.