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Start Technik & Betrieb IT & Anwendungen Umfrage von Hotelhero zu Digitalisierung: Einige Hausaufgaben beim Vertragsmanagement noch offen

Umfrage von Hotelhero zu DigitalisierungEinige Hausaufgaben beim Vertragsmanagement noch offen

Das IT-Unternehmen Hotelhero wollte herausfinden, wie die Vertragsverwaltung in den Hotels wirklich umgesetzt wird. Dafür hat es über 300 Individual- und Kettenhotels befragt. Ein Ergebnis: Die Unternehmen haben in Punkto Digitalisierung noch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft.

“Hoteliers haben einen vollen Terminkalender, ihre Zeit mit dem Durchsuchen von Papierheftern zu verbringen, sollte nicht Teil davon sein”, so Thibault Gence, Mitbegründer von Hotelhero und COO. “Die Pandemie hat zudem die Dringlichkeit aufgezeigt, dass Hoteliers in der Lage sein sollten, auf alle geschäftsrelevanten Daten aus der Ferne zuzugreifen.”

Papierhefter immer noch verbreitet

Laut der Studie gaben 81 Prozent der befragten Hotels an, dass Vertragsunterlagen und -daten nur teilweise oder noch gar nicht digitalisiert sind. 31 Prozent der Betriebe bewahren zudem ihre Dienstleister- und Anbieterverträge immer noch in Papierheftern auf.

Insbesondere Hotels und Hotelgruppen haben komplexe Organisationsstrukturen mit vielen Mitarbeitenden, die auf verschiedenen Ebenen Entscheidungsrechte haben. Daher werden in allen Phasen des Geschäftslebenszyklus Service- und Lizenzverträge abgeschlossen.

Ohne standardisierte Arbeitsabläufe setzen die Mitarbeiter ihre Organisation monetären und Risiken in der Datensicherheit aus, wie der IT-Anbieter erklärt. Dennoch hätten 90 Prozent der Befragten angegeben, dass ihre Organisation noch kein spezifisches Vertragsmanagementsystem einsetze.

Verbesserungspotenziale heben

77 Prozent der Befragten gaben an, dass sie ihren Vertragsmanagementprozess deutlich verbessern könnten. Zum Beispiel erhalten aktuell nur 16 Prozent der befragten Betriebe Benachrichtigungen über automatische Vertragsverlängerungen und Kündigungsrichtlinien.

“Vor gut zwei Jahren sind wir vermehrt auf das Thema Vertragsverwaltung eingegangen, da die Analyse der bestehenden Verträge und der Kosten der Startpunkt von jedem Digitalisierungsprojekt sein sollte”, erklärt Florian Montag, Mitbegründer und Geschäftsführer von Hotelhero. “Wir haben in unseren vielzähligen Gesprächen mit Hoteliers gemerkt, dass die meisten Hotels ihr Vertragswesen sehr stiefmütterlich behandeln und keine Übersicht über ihre Kosten und Kündigungsfristen haben.”

Kündigungsfristen automatisiert im Blick haben

Es komme viel zu oft vor, dass ein Digitalisierungsprojekt nicht zustande kommt, da eine Kündigungsfrist verpasst wurde und der Vertrag sich um mehrere Jahre verlängert habe. “So etwas ist einfach nicht mehr Zeitgemäß, deswegen haben wir uns mit dem Thema befasst und auch das Hotelhero Vertragsmanagement-Tool entwickelt.”

In einer sich rapide entwickelnden Welt werde die Komplexität der Vertragsverwaltung immer größer, so das Unternehmen. Diese zeichne sich aus durch immer neue spezifische Anbieter, einer steigenden Anzahl an Abo’s und stark variierende Vertragsmodalitäten.  Das Tool ermögliche es Hotels, ihre Anbieterverträge digital abzulegen, Kündigungsfristen nachzuverfolgen, sowie damit verbundene Kosten und Budgets zu verwalten. Das Unternehmen bietet außerdem eine Software-Bewertungsplattform. Es ist Herausgeber des Deutschen Hotel Technologie Markt 2020 Report.

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