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Technik für hybride Tagungen im Hotel GudeInteraktiv mittendrin – auch aus der Ferne

Die Ansprüche an Tagungen, Seminare und Workshops ändern sich: Hybride Meetings und kleinere Gruppen sind nur einige Beispiele. Wie stellen sich Hotels auf das „New Normal“ ein? Das Hotel Gude in Kassel setzt dafür unter anderem auf eine digitale Lösung, die mehr kann als Videokonferenz.

Vor bald einem Jahr änderte sich mit Corona das alltägliche Leben in Deutschland. Nicht nur im privaten, gerade auch im beruflichen Bereich: „Aus Büroarbeit wurde Homeoffice, aus Geschäftsreisen, Face-to-Face-Terminen oder Workshops wurden Video- und Telefonkonferenzen. Zudem entstanden unendlich viele Webinare“, erzählt Susanne Kiefer, Direktorin im Hotel Gude.

Viele Unternehmen hätten dabei gemerkt: Es geht auch anders. „Konferenzen und Schulungen werden nicht mehr den Umfang haben wie vor der Krise“, ist die Managerin überzeugt. Aber es werde Kompromisse geben: etwa kleinere Meetings, die Teilnehmer vor Ort, aber auch von außerhalb mit einbinden. „Es wird digitaler und agiler.“

Die Tagungsräume „Hanau“, „Steinau“ und „Kassel“ lassen sich zu einem großzügigen Raum erweitern. (Bild: Hotel Gude)

Auf dieses „New Normal“ hat sich das Kasseler Hotel eingestellt: zum einen mit großzügigen Tagungsräumen, die ausreichend Platz bieten, sowie mit einem entsprechenden Hygienekonzept. Insgesamt neun Räume hat das Hotel, die sich zum Teil durch Entfernen von Raumteilern zu größeren Räumen kombinieren lassen.

Beamer und Flipchart sind passé

„Ich bin fest davon überzeugt, dass sich die Gruppengröße stark verkleinert, wir dafür aber großzügige Räumlichkeiten brauchen. Im Tagungsbereich zählt nicht mehr schneller, größer, weiter, es wird viel individueller.“ Dazu komme ein höherer Anspruch an die Qualität der Technik, der Räume und der Komfortzonen. „Das haben wir im September und Oktober vergangenen Jahres gespürt, als wir auch für Seminare und Workshops wieder geöffnet hatten.“

Zum anderen hat sich die Direktorin auf die Suche nach einer Technik gemacht, die den Ansprüchen an hybride Meetings, an digitale und agile Möglichkeiten gerecht wird. „Es sollte mehr sein als einfach nur ein Bildschirm im Tagungsraum, in dem man ein Webinar an die Wand wirft.“ Denn Video- und Telefonkonferenzen hatte das Hotel vorher auch schon im Angebot. Außerdem sollte das System selbsterklärend sein, damit Teilnehmer wie Seminarleiter einfach damit umgehen können.

Entschieden hat sich das Haus für die cloudbasierte Lösung „Weframe one“. Diese besteht aus einem 86-Zoll-Multitouch-Gerät und einer Software, die die Entwickler des Technologie-Unternehmens Weframe für die Gruppenarbeit entwickelt haben. „Das Gerät löst die Standard-­Technik wie Beamer, Flipchart und Pinnwand ab. Diese wird nicht mehr benötigt. Stattdessen schalten sich Teilnehmer über ihren Laptop oder ihr Handy dazu, entweder vor Ort oder von einem Standort weiter weg“, erklärt Susanne Kiefer.

„Unseren Kunden ist es besonders wichtig, dass die Teilnehmer ortsunabhängig zusammenarbeiten können, Stichwort hybride Meetings“, sagt Renee Söhner, Senior Customer Success Manager bei Weframe. „Neben der Datensicherheit ist es ihnen außerdem wichtig, dass keine technischen Hürden bestehen.“ Das bedeute, dass die Lösung unabhängig vom Betriebssystem funktionieren soll, keine Installationen auf den privaten Geräten der Teilnehmer nötig sind und sie sich einfach und klar nutzen lässt.

Das System ist mit einer Weitwinkel-Videokamera und Audiotechnik ausgestattet. Damit können sich Teilnehmer von außerhalb und Teilnehmer im Konferenzraum gegenseitig sehen und hören. Dieser Videocall dient der aktuellen Interaktion, er wird nicht gespeichert.

Das 86-Zoll-Display hat eine Auflösung von 4K. „Durch dieses große 4K-Display erreicht man auch in größeren Räumen so etwas wie Kinoatmosphäre. Und Sie sind durch die hohe Auflösung auch in größeren Räumen nah dran“, führt Susanne Kiefer aus.

Damit Weframe one einwandfrei funktioniert, ist nicht viel zu beachten: „Sie benötigen lediglich Strom und eine Internetverbindung via LAN-Anschluss. Es sind keinerlei Konfigurationen oder Installationen notwendig“, so Renee Söhner. „Wir empfehlen, das Gerät ausschließlich über LAN zu betreiben, da die Geschwindigkeiten technisch andere sind als bei WLAN. Die Sicherheiten dahinter sind andere.“

Bezüglich der Bandbreite gelte generell: Je mehr, ­desto besser sind die Ergebnisse. „Wir empfehlen unseren Kunden eine Bandbreite von mindestens sechs Mbit.“ Das Gerät hält zudem ein eigenes WLAN für Teilnehmer bereit.

Zugang über aktualisierte Pins

Die cloudbasierte Lösung ist DSGVO­-konform. Die Server stehen am Standort D in Frankfurt am Main. Alle Inhalte, Daten und Passwörter überträgt und speichert das System https/SSL-verschlüsselt, wie Söhner ausführt. Auf dem Gerät selbst seien zu keiner Zeit Daten gespeichert.

Ein weiterer Punkt ist, dass sich ­Teilnehmer etwa eines Seminars oder Workshops – bei Weframe one auch „Session“ genannt – über eine rotierende Pin einloggen. Jeder Teilnehmer muss nur einmal die Pin der Session eingeben. Diese ist mit der jeweiligen Session verknüpft. Im Prinzip können die Nutzer dann sofort loslegen und etwa ihren Screen teilen oder Notizen erstellen.

„Die Pin für die aktive Session ändert sich allerdings aus Sicherheitsgründen alle zwei Minuten“, erläutert Renee Söhner. Aktive Teilnehmer brauchen hier nichts weiter zu tun. „Wenn weitere Teilnehmer eingebunden werden sollen, müssen diese jedoch die aktuell in der Session angezeigte Pin eingeben.“

Das Weframe-one-Gerät besteht aus einem 86-Zoll-Multitouch-Display und ist ausgerüstet mit
Video- und Audiotechnik. Der Großbildschirm steht auf Rollen. (Bild: Weframe)

Das Gerät lässt sich zudem über Rollen einfach in andere Tagungsräume schieben. „Für uns als Hotel ist das natürlich perfekt. Denn ich muss vorab nicht die Räumlichkeiten festlegen, in der die Veranstaltung stattfindet. Ich kann mich damit flexibel auf verschiedene Gruppengrößen einstellen“, sagt Susanne Kiefer.

Intuitiv zu bedienende Software

Aber wie funktioniert das Ganze nun? Der Eigentümer einer Session, also zum ­Beispiel ein Berater, Coach oder Trainer, will sein Seminar oder seinen Workshop vorbereiten. Oder ein Teamleiter in einem Unternehmen möchte die Inhalte seines ­Meetings planen. Um dieses am Desktop zu tun, muss er sich kostenfrei unter www.weframe.one registrieren. Danach lässt sich im Browser die erste Session erstellen. „Erstnutzer werden dabei Schritt für Schritt geleitet“, so Renee Söhner.

Die Arbeitsfläche auf dem Monitor zu Hause sieht dabei genauso aus wie auf dem Weframe selbst und hat die gleichen Funktionen. Das bedeutet, der Eigentümer der Session kann ein Flipchart erstellen. Oder vorab Inhalte über Notizen, ein PDF, Grafiken, Videos oder Bilder einbringen. Dann geht er ins Hotel, öffnet die Session am Gerät, und er und die Teilnehmer können gemeinsam damit arbeiten.

Das Einschalten und Starten der Session am Weframe ist recht einfach. „Wenn ich jemand zum ersten Mal an dieses Gerät lasse, benutze ich tatsächlich den Satz: Wer lesen kann, ist klar im Vorteil“, schmunzelt Söhner. „Diese Aufforderung ist durchaus ernst gemeint.“ Auf dem Bildschirm stehen klare Anweisungen, was nacheinander zu tun ist – Starte eine Session, verbinde dein Gerät mithilfe eines HDMI-Kabels.

„Dieses intuitive Agieren mit dem Gerät ist in den letzten Jahren gewachsen, hat sich entwickelt. Die jetzige Version ist eine gelernte Software“, dem Kunden sei zugehört worden. Und sie werde auch stetig weiterentwickelt. „Damit sie einen Umfang abbildet, der in unserer täglichen Arbeit benötigt wird.“

Verschiedene Funktionen werden durch Symbole verdeutlicht. Diese erscheinen wie eine Art Menüleiste, wenn der Seminarleiter an bestimmte Punkte auf der Oberfläche tippt. Aus diesen Funktionen kann er dann auswählen: zum Beispiel „Notes“, also Notizen erstellen.

Fotoprotokoll via Screenshots

Der digitale Notizzettel sieht dabei ­genauso aus wie ein Post-it. Er lässt sich einfärben, mit den Fingern verschieben, vergrößern oder verkleinern. Gerade für Gruppenarbeit, Brainstorming oder das Sammeln von Ideen per Schwarmintelligenz lässt sich so etwas gut nutzen, wie Söhner hervorhebt.

Die Teilnehmer schicken ihre Notizen via Laptop oder Smartphone an das Gerät, der Seminarleiter zieht diese dann an die entsprechende Stelle. „Indem man nicht schon vorher darüber redet und der eine dem anderen etwas vorgibt, lässt sich der gruppendynamische Prozess entzerren, man ist freier im Kopf“, so Renee Söhner.

Mit dem „Weframe Pen“ lässt sich auf dem Multitouch-Display zudem schreiben oder zeichnen. Auch hier kann der Seminarleiter die Farbe der Schrift ändern. Der Stift besteht aus Holz. Der Touch-Sensor des Displays erkennt dessen Zwei-Millimeter-Spitze als Input zum Zeichnen oder Schreiben. Eine breitere Fingerspitze dagegen wird als Input für das Bewegen von Dokumenten erkannt.

Außerdem ermöglicht das Gerät das Arbeiten mit einer synchronen Arbeitsfläche bei Multiroom-Sessions. Zum Beispiel steht im Tagungsraum ein Weframe one und im Büro einer Firma ein weiteres solches Gerät. Wenn nun in der Firma ein Kollege etwas darauf schreibt, dann sieht der Kollege im Tagungsraum diese Änderung sofort.

Alles, was während der Session geschieht, wird adhoc in der Cloud gespeichert. Um für die Gruppe wichtige Punkte oder Erkenntnisse während einer Session festzuhalten, kann der Seminarleiter ein „Fotoprotokoll“ mithilfe von Screenshots erstellen. Diese Funktion findet er symbolisiert durch einen Fotoapparat. Die Screenshots kann er den Teilnehmern anschließend zur Verfügung stellen.

Eine weitere Möglichkeit besteht, wenn die Teilnehmer einen Weframe-Account haben. Dann kann der Seminarleiter die komplette Session als Kopie schicken. Diese öffnen sie dann einfach in ihrem Konto.

Kostenfreier Workshop im März

„Der Eigentümer einer Session steuert alles. Er entscheidet, wie er etwas zur Verfügung stellt, was und wem es zur Verfügung steht“, erklärt Susanne Kiefer, „das setzt auch voraus, dass die Seminarleiter entsprechend geschult sind.“

So bietet das Hotel in Kooperation mit dem Unternehmen Weframe unter anderem für Berater und Coaches am 25. März einen kostenfreien Workshop an, um Funktionen kennenzulernen und Ideen auszutesten. „Auch wir als Hotel werden intensivst geschult. Das System kann nur so gut sein wie wir in der Anwendung.“

Das Tagungshotel Gude in Kassel bietet neun Tagungsräume, die sich teils flexibel verbinden lassen. (Bild: Hotel Gude)

Denn zum einen bietet das Hotel technischen Support in der Tagungsbetreuung. Dieser steht auf Abruf bereit. Daneben gibt es einen Online-Support von Weframe. Zum anderen sind die Mitarbeiter aber auch beratend und im Verkauf gegenüber den Tagungsveranstaltern tätig.

Das Tagungsangebot mit Weframe one hat das Hotel auf einer eigenen Webseite unter www.tageninkassel.de eingestellt. Die Lösung lässt sich auch nur mit einer Person vor Ort nutzen. Dann berechnet das Hotel eine Raummiete. Ab acht Teilnehmern vor Ort erhebt das Haus eine Tagungspauschale, in der die Raummiete bereits inkludiert ist.

„Wir hatten vorher in erster Linie Anfragen für Videokonferenzen. Da haben wir natürlich schon darauf aufmerksam gemacht, dass wir 2021 diese digitale Lösung anbieten können. Ich glaube, dass Tagungsveranstaltern noch nicht bewusst ist, was Weframe one alles kann“, so Susanne Kiefer. In der Beratung könne man Neugier wecken und Ideen entwickeln. „Ich glaube, dass wir da noch viel bewegen können.“

Marie Christin Wiens

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