Um Bewirtungsaufwendungen von der Steuer absetzen zu können, muss eine Rechnung alle wesentlichen Informationen enthalten. Diese Aufzeichnungspflicht gilt auch für Hoteliers und Gastronomen, wenn diese ihre Geschäftspartner bewirte.
Für Gastronomen sind Bewirtungsaufwendungen das Brot- und Buttergeschäft. Tagtäglich fordern die Gäste maschinelle Bewirtungsrechnungen, denn nur mit diesen kann der Fiskus an den entsprechenden Aufwendungen beteiligt werden. Steuerlich sind jedoch besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten. Damit Sie Ihren Gast nicht verärgern, sollten stets Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen ersichtlich und darüber hinaus Felder zur Ergänzung des Bewirtungsanlasses und der bewirteten Personen vorhanden sein. Fehlt auch nur eine der Angaben, ist der Betriebsausgabenabzug in Gefahr. Wenn alles korrekt ausgefüllt ist, können 70 Prozent der Aufwendungen in Abzug gebracht werden. Vorsteuerbeträge können sogar in voller Höhe geltend gemacht werden.
Was oft vergessen wird: Auch Hoteliers und Gastronomen haben diese Aufzeichnungspflichten zu beachten. Bewirten Sie beispielsweise in Ihrem Restaurant einen Lieferanten, Vermieter, Veranstalter, Geschäftspartner oder planen Ihr eigenes Betriebsjubiläum, so sind auch Sie aufzeichnungspflichtig bezüglich Ort, Tag, Höhe der Aufwendungen, Teilnehmer und Anlass. Bereits der Ausschank eines Glases Wein genügt, wie das Finanzgericht Münster mit Urteil vom 28.11.2014 (Az. 14 K 2477/12 E, U) feststellte. Denn bei alkoholischen Getränken handelt es sich nicht um kleine Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee oder Gebäck, sondern um eine echte geschäftlich veranlasste Bewirtung, die den besonderen Aufzeichnungspflichten und dem 30-prozentigen Betriebsausgabenabzugsverbot unterliegt.
Sofern Sie also Ihren eigenen Geschäftspartnern alkoholhaltige Getränke wie Wein, Bier oder Spirituosen anbieten, müssen Sie aufzeichnen, welche Kosten Ihnen bei der Bewirtung entstanden sind. Dies kann im Einzelfall schwierig sein, da Sie eigentlich nicht von den Verkaufspreisen ausgehen müssen, sondern vom Wareneinsatz zuzüglich sämtlicher Kosten, die anteilig in die Bewirtung eingegangen sind. Ist dies nicht ohne Weiteres möglich, wird in der Praxis zur Vereinfachung in vielen Fällen auf die (höheren) Verkaufspreise zurückgegriffen.
Tipp: Die Einschränkungen gelten nicht bei Kundschaftsessen bzw. Kundschaftstrinken, bei denen Sie mit Kostproben für Ihre Produkte werben. Diese Aufwendungen sind voll abziehbare Betriebsausgaben.
