Integrationen und ihre Vorteile
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Mit elektronischen Schließsystemen lassen sich Räume und Bereiche in Hotels – sowohl in einzelnen Gebäuden als auch über ganze Liegenschaften hinweg – klar strukturieren und nur für berechtigte Personen zugänglich machen. In größeren Häusern mit unterschiedlichen Angeboten, etwa Veranstaltungs- und Konferenzräumen oder auch Fitness- und Spa-Bereichen, lassen sich die Einrichtungen trennen und die Laufwege der Gäste optimieren. Hotelschließsysteme bieten aber noch viel mehr, wenn man sie mit Drittsystemen integriert.
Mehr Effizienz durch Integration von Schließsystemen mit Hotelsoftware
Die typischsten Integrationen von elektronischen Schließsystemen in der Hotellerie sind jene mit Property Managementsystemen (PMS) und digitalen Hotelservices. Über die Anbindung an das PMS lassen sich auf Basis der Buchungsdaten automatisch die passenden Zutrittsrechte vergeben. Diese können als Gästekarte und/oder als digitale Schlüssel für die Türöffnung mit dem Smartphone (Mobile Access) ausgestellt werden. Dabei sind auch alle möglichen Varianten für Gruppenreisende (z.B. Familien) möglich.
Mit digitalen Hotelservices auf Basis von nativen Apps oder Progressive Web Apps (PWA) digitalisieren Hotels komplette Abläufe von der Reservierung und dem Check-in über das Ausfüllen des Meldescheins und die Bereitstellung von Gästemappen bis hin zum Check-out. In diese automatisierten Prozesse lässt sich ebenso das elektronische Schließsystem einbetten, wodurch eine vollständig digitale Guest Journey entsteht, die mehr Komfort und Flexibilität für die Gäste bedeutet sowie weniger Aufwand und Fehler für das Hotel.
Weniger Kosten, bessere Nachvollziehbarkeit
Ferner lässt sich das elektronische Schließsystem mit klassischer Gebäudetechnik gewinnbringend integrieren. Hier ist das Ziel eine effizientere Bewirtschaftung von Gebäuden, indem das Zutrittsmanagement als Aktuator fungiert. Zum Beispiel werden Stromverbraucher nur dann angeschaltet, wenn eine berechtigte Person anwesend ist. Das können Licht, Heizung oder Jalousien sein, aber auch jedes weitere vernetzte Gerät. Hotels nutzen diese Anwendung bereits seit vielen Jahren, um erhebliche Mengen Strom zu sparen.
Die Integration von elektronischem Schließsystem und Gebäudetechnik trägt zu erheblichen Kosteneinsparungen bei und gewährleistet eine selektive, effiziente und nachvollziehbare Nutzung von Ressourcen.
Anwendungsbeispiele
Estrel Berlin: In Deutschlands größtem Hotel sind die Reinigung der Kleidung, das elektronische Schließsystem und die Umkleiden miteinander verknüpft. Die Mitarbeiter geben am Dienstende ihre Uniform in die Reinigung und können sie zum Dienstantritt am nächsten Tag mit ihrer Zutrittskarte automatisiert aus der Reinigung abholen. Die Spinde, die mit elektronischen Schrankschlössern gesichert werden, sind dadurch frei zuordenbar und nur während der Arbeitszeit belegt. Auf diese Weise spart das Hotel nicht nur heute Platz und Kosten, sondern hat noch Erweiterungspotential in der Zukunft.
Hotel „Das Schlafwerk“ Stuttgart: Die Zutrittsmanagementsoftware vergibt automatisch auf Basis der Buchungsdaten im Property Management System (PMS) und des digitalen Check-ins die Zutrittsrechte für die Gäste, die dann als digitaler Schlüssel in einer Progressive Web App (PWA) für die Gäste zur Verfügung stehen. Für den Empfang der Buchungsdaten und das Bereitstellen der digitalen Schlüssel und den generellen Datenaustausch sorgt die gegenseitige Integration der drei Systeme.
Coworking: In Coworking Spaces gehört zum Standard, dass die Zutrittskontrolle mit dem Buchungsmanagement integriert ist, meist handelt es sich dabei um cloudbasierte Systeme. Somit erhalten die Mitglieder auf Basis ihrer Buchung passende zeitliche und örtliche Zutrittsrechte für Büros und Meetingräume sowie Zugriffsrechte auf Ressourcen, wie Medientechnik oder Drucker.