Reservierungssoftware im VergleichEffizienz, die sich auszahlt

Eine Reservierungssoftware macht die Prozesse für Hotelgastronomen effizienter. (Bild: Open Table)

Für Hotelrestaurants ist es von Vorteil, wenn die Gäste mit wenigen Klicks online
einen Tisch reservieren können, und zwar von jedem beliebigen Endgerät. Ein gutes Reservierungstool kann aber über diese Grundfunktion hinaus viel mehr. Mit individuell zugeschnittenen Lösungen lässt sich auch der Umsatz signifikant steigern.

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Die digitale Reservierungssoftware zählt im Gastgewerbe zu den technischen Innovationen, die in der Praxis nicht mehr wegzudenken sind. Der Erfolg dieses Tools liegt auch darin begründet, dass User und Anbieter gleichermaßen von seinem Einsatz profitieren: Die Gäste sparen Zeit bei der Reservierung eines Tischs und der Gastronom Personaleinsatz für den administrativen Aufwand. In der Corona-Zeit ist die Software zudem ein effizientes Werkzeug, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen oder auch neue Geschäftsmodelle wie Take-away und Lieferservice auszurollen.

Wie finden Gastronomen den richtigen Anbieter? Der Markt wird im deutschsprachigen Raum von einigen wenigen bedient. Ihre Lösungen unterscheiden sich in  Ausstattungsmerkmalen, Usability und Kosten. Wer über den Einsatz oder einen Wechsel einer Reservierungssoftware nachdenkt, sollte zunächst Nutzen und Ziele für den eigenen Betrieb bestimmen.

Bei der Auswahl lohnt ein Blick auf die Details und Prozesse. Das beginnt bei der Grundfunktion: Die Softwarelösungen bieten Gästen auf der Restaurant-eigenen Website, bei Suchmaschinen wie Google oder Google My Business und auf Social-Media-Plattformen die Möglichkeit der digitalen Tischreservierung. Nach der Reservierung erhält der Gast bei fast allen Anbietern eine Erinnerung per E-Mail. Darin ist häufig eine Stornierungsoption enthalten. Zusätzlich bieten manche eine No-Show-Vermerkungsoption für den Fall, dass der Gast ohne Absage nicht erscheint.

An diese Grundfunktion knüpfen einige Hersteller eine Reihe weiterer digitaler Lösungen. Die Software einiger Anbieter bildet den gesamten User-Prozess von der Restaurantsuche über das Reservieren bis zum Bezahlen ab und bündelt so verschiedene Aufgaben eines Betriebs zum Zweck der Effizienz. Die Software lässt sich meist auf die individuellen Bedürfnisse des Betriebs anpassen.

Max Falkenstern, Senior Online Marketing Manager von Resmio, erklärt diese Entwicklung: „Der Trend geht hin zum ‚Schweizer Taschenmesser‘, das den Gastronomen in vielen Geschäftslagen unterstützt. Vor dem Hintergrund der stetigen Optimierung der eigenen Restaurantkapazität werden praktische Funktionen wie ein grafischer Tischplan und eine Anbindung an Kassensysteme erwartet.“

Die Reservierungssoftware wird so immer mehr zum Management- und Analyse-Tool. Auch Nathalie Eirich von Open Table sagt: „Zunächst liegt ein Fokus auf der operativen Entlastung der Betreiber und Mitarbeiter durch digitales Reservierungs- und Verfügbarkeitsmanagement sowie auf der Reduzierung von No-Shows und Umsatzausfall. Aber auch datengetriebenes Management, unternehmerische Entscheidungen und Personalplanung auf Grundlage der Daten sowie Reporting und die Beobachtung von Markttrends spielen eine immer größere Rolle.“

Responsivität ist ein Must

Entscheidend bei der Auswahl sollte neben Funktionen zu Automatisierung- und Management-Möglichkeiten auch die Usability sein. Wichtig ist neben der intuitiven Führung auch die Optimierung für mobile Devices, die sogenannte Responsivität. Das sagt auch „All-in-One“-Anbieter Gastronovi: Schnell mit dem Smartphone einen Tisch in einem Restaurant zu reservieren gehöre zum täglichen Leben dazu. Die Gäste erwarteten von Gastronomen und Hoteliers, dass sie diesen Service anbieten, so das Unternehmen.

Und wohin geht die Entwicklung? Gastronovi sieht bei der Reservierungssoftware auch Anwendungsmöglichkeiten für künstliche Intelligenz. Mithilfe entsprechender Vorhersage-Tools, die Wetterdaten, Events oder Ferienzeiten berücksichtigen, würde es möglich sein, das Geschäft für einen bestimmten Zeitraum besser vorausschauend zu planen und daraus idealerweise konkrete Handlungsempfehlungen für die Praxis abzuleiten. Andere Anbieter setzen auf Kundenbindung und Online-Vermarktung, mit dem Ziel, den Gastronomen ein Werkzeug an die Hand zu geben, um ihre Effizienz und ihren Umsatz strategisch zu optimieren.

Die folgende Marktübersicht zeigt acht Lösungen im Überblick.

Katharina Höhnk

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