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StartBusiness & Management"Prozesse automatisieren, deren manuelle Pflege niemand vermisst": So haben Hoteliers mehr Zeit...

"Prozesse automatisieren, deren manuelle Pflege niemand vermisst"So haben Hoteliers mehr Zeit für den Human Touch

Die vergangenen Monate haben der digitalen Entwicklung in der Branche einen kräftigen Schub gegeben. Sascha de Clerque vom Dienstleistungsunternehmen Allinvos erläutert, was sich über smarte Lösungen für die Gäste hinaus vor allem im Backoffice-Bereich getan hat.

„So dramatisch die Corona-Pandemie für die gesamte Hotellerie ist – es steht auch fest, dass die Krise gleichzeitig dafür gesorgt hat, dass die Digitalisierung einen riesigen Boost erlebt und in vollem Umfang und allen Bereichen der Hotellerie Einzug gehalten hat. Vielleicht das Einzige, was die Krise Positives hervorgebracht hat“, sagt Sascha de Clerque, Geschäftsführer von Allinvos. Das Dienstleistungsunternehmen hat sich auf digitale Prozesse in der Hospitality-Branche spezialisiert. So hätten viele Hotels im Corona-Jahr 2020 bewusst in digitale Lösungen investiert und diese in den Häusern implementiert. Smarte Hotelzimmer, digitaler Check-in/out, Streaming auf dem Hotel-TV oder digitale Kommunikationsformen mit dem Gast seien Themen, die angegangen wurden. Aber diese seien nur ein kleiner Teil der digitalen Transformation in der Hotellerie, so de Clerque.

„Es werden Prozesse automatisiert, deren manuelle Pflege niemand vermisst.“

Automatisierte Bestell- und Rechnungsprozesse bei Dorint

Digitalisierung im Hotel ist sehr lange nur in Richtung Gast gedacht worden und nicht in Bezug auf die Prozesse im Hintergrund, wie der Geschäftsführer erklärt. Durch diese lassen sich aber Kostenersparnisse realisieren. Die Corona-Zeit hat die Digitalisierung speziell in den administrativen Arbeitsbereichen beflügelt, so die Erfahrungen von de Clerque: „Der Bedarf an digitalen Lösungen zur direkten Kostenersparnis hat massiv zugenommen, und die Nachfrage nach unseren Lösungen ist durch die Decke gegangen“, erzählt er.

Im Bild das Viersterne-Superior-Haus in Oberursel von außen.
Die Hotelgruppe Dorint Hotels & Resorts hat den Procure-to-pay-Prozess in ihren Eigenbetrieben digitalisiert: im Bild das Viersterne-Superior-Haus in Oberursel. (Bild: Dorint Hotels & Resorts)

Neben vielen Einzelhotels und Hotelgruppen wie die Zadra-Gruppe, Best Western Hotels und Lindner Hotels & Resorts hat sein Unternehmen beispielsweise in den vergangenen Monaten die 35 Eigenbetriebe der Hotelgruppe Dorint Hotels & Resorts mit digitalen Lösungen ausgestattet. 2020 hat sich die Kölner Hotelgruppe entschieden, ihren gesamten Bestell- und Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren.

Prozessoptimierung und Digitalisierung stehen für unsere Mitarbeiter in der Finanzabteilung mehr denn je im Mittelpunkt. Selbstverständlich spielt dabei auch die direkte Senkung der Prozesskosten eine wichtige Rolle. Daher haben wir dieses Thema schon länger auf unserer generellen Digitalisierungs-Agenda“, hebt Karl-Heinz Pawlizki, Sprecher der Geschäftsleitung der Dorint-Hotelgruppe, hervor. Im Harmonisieren der Stammdaten und der weiteren Standardisierung liege noch viel Potenzial, welches man nutzen wolle.

Im Rahmen des Projektes hat die Hotelgruppe das digitale Kreditorenmanagementsystem eingeführt und die Lücke zum webbasierten Bestellmanagement geschlossen. Dies bedeutet, dass alle Rechnungen automatisiert digital zentral erfasst und überprüft werden können und über ein webbasiertes Portal zur Freigabe zur Verfügung stehen. Der Zugriff auf alle Rechnungen ist von allen Stellen möglich. Zudem bringt das System alle Papierrechnungen automatisch digital in ein einheitliches Format. Sie können kontiert mobil freigegeben werden und werden revisionssicher online archiviert. Die Lösung übermittelt die Daten über eine Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung.

SaaS als eine Lösung

Gerade in Krisenzeiten, in denen Umsätze zusammenbrechen, seien Tools, die einfach und unmittelbar Kosten und Zeit sparen, besonders nachgefragt, ist de Clerque sicher. „Der smarte Blick 24/365 auf fällige Rechnungen, Zahlungsziele, Lieferantenverträge, offene Bestellwerte oder auch Warenbestände beschleunigt und verbessert die kaufmännische Handlungsfähigkeit“, so der Geschäftsführer.

Seine Überzeugung: „Der Bedarf an digitalen smarten Systemen, die einfach zu bedienen sind, wird weiter steigen, denn die Hospitality-Branche bereitet sich gerade jetzt auf den Restart vor und möchte digitale Systeme möglichst schnell einsetzen, weil verstanden wurde, welche riesengroßen Potenziale in der Automatisierung vieler Prozesse im administrativen Bereich schlummern.“ So könne mittlerweile der gesamte Procure-to-pay-Prozess digitalisiert werden: von Bestellung, Inventur über Rechnungsmanagement bis hin zur Vertragsverwaltung und Preisanalyse.

Digitale Lösungen seien zudem nicht mehr automatisch mit hohen Investitionen verbunden. „SaaS – Software as a Service – heißt das Zauberwort. Anders als in früheren Zeiten sind heute keine zusätzliche Hardware, gekaufte Software oder Installationen vor Ort mehr notwendig. Dies macht den Einstieg in die Digitalisierung deutlich einfacher„, erläutert de Clerque.

Akzeptanz unter den Mitarbeitern fördern

Und wie reagieren Mitarbeiter auf die zunehmende Digitalisierung ihrer Arbeitsbereiche? Es ist eine Frage des Mindsets. „Sicherlich besteht eine der größten Herausforderungen darin, die Mitarbeiter im Hotel entsprechend mitzunehmen und ihnen mögliche Vorbehalte zu nehmen. Diese sind aber generell geringer geworden, weil ja auch im privaten Umfeld immer stärker digitale Tools genutzt werden und der digitale Wandel in einer wahnsinnigen Geschwindigkeit in allen Bereichen um uns herum stattfindet“, so der Geschäftsführer.

Mitarbeiter benötigten im Hotel die Offenheit, sich auf digitale Bestellungen, Rechnungen und Prozesse einzulassen. Es sei ein kleiner Lernprozess, bei Bestellungen nicht mehr ans Fax zu laufen oder zum Telefonhörer zu greifen. „Das heißt natürlich nicht, dass der persönliche Kontakt zu Lieferpartnern unterbunden wird – dieser bleibt nach wie vor wichtig“, betont de Clerque.

„Digitale Lösungen benötigen heute keine großen Investitionen mehr.“

Die Akzeptanz des digitalen Wandels komme bei Hotelmitarbeitern schnell. „Wir haben von Anfang an einen Fokus auf die Themen Mitarbeiter, Schulung und Support gesetzt“, erklärt der Geschäftsführer weiter. Auch wenn die Lösungen des Unternehmens vom Set-up einfach und intuitiv seien, schule man alle Mitarbeiter, die mit den Systemen im Hotel arbeiten. Man biete auch Support, nachdem die digitalen Prozesse eingeführt sind. Zum Beispiel seien allein bei der Integration der Dorint-Hotels rund 350 Mitarbeiter online geschult und fit für die Systeme gemacht worden. „So werden Aufgaben und Prozesse automatisiert, deren manuelle Pflege wirklich niemand vermisst. Und es entsteht Zeit für wichtigere und schönere Aufgaben„, sagt de Clerque.

Die Digitalisierung kann viel ermöglichen, ist er überzeugt. „Alles ist prinzipiell möglich, und es gilt, komplett neu zu denken – und das bringt natürlich viele Chancen mit sich. Ich bin überzeugt, dass die digitale Transformation auch im Backoffice in Zukunft nicht mehr wegzudenken ist – genauso, wie kein Hotel heute mehr ohne Frontoffice- System arbeiten kann.“ Digitalisierung mache das Arbeiten leichter, werte Tätigkeitsbereiche der einkaufsverantwortlichen Mitarbeiter auf und stärke den Blick des Managements auf Zahlen sowie Abläufe im Hotel. „Sie reduziert viele unnötige Kosten und verbessert damit die Betriebsergebnisse.“

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