Kaffee, Snacks, ein Gericht von der Tageskarte oder Getränke – für Hoteliers mit Gastronomie sind Entnahmen aus dem eigenen Betrieb für den persönlichen Verbrauch Alltag. Doch das Finanzamt wertet sie als "unentgeltliche Wertabgaben" – und die sind steuerpflichtig.
Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unternehmer alle Entnahmen für private Zwecke dokumentieren – inklusive Wert und Zuordnung zum jeweiligen Steuersatz. In der Praxis ist das kaum machbar, wenn regelmäßig kleinere Mengen entnommen werden. Nimmt ein Hotelier mit Restaurantbetrieb etwa jeden Sonntag ein Menü und eine Flasche Wein mit nach Hause, müsste er jedes Mal den Einzelwert erfassen, die Umsatzsteuer berechnen und die Entnahme buchhalterisch festhalten – ein erheblicher Aufwand für alltägliche Vorgänge.
Pauschalen schaffen Erleichterung
Zur Entlastung der Unternehmer stellt die Finanzverwaltung jährlich Pauschbeträge für bestimmte Branchen, darunter das Gastgewerbe, bereit. Sie basieren auf den durchschnittlichen Ausgaben privater Haushalte für Lebensmittel und Getränke und gelten pro Person und Jahr – aufgeteilt in einen Anteil mit ermäßigtem und einen mit regulärem Steuersatz. Für Kinder zwischen zwei und zwölf Jahren gilt der halbe Wert unter zwei Jahren entfällt der Ansatz. Wer die Pauschale nutzt, muss keine Einzelaufzeichnungen führen – der Eigenverbrauch gilt als vollständig erfasst. Allerdings bleiben individuelle persönliche Ess- oder Trinkgewohnheiten unberücksichtigt und auch Krankheit oder Urlaub berechtigen nicht zu Kürzungen der Pauschale.
Non-Food-Artikel: Wo die Pauschale ihre Grenze hat
Lange war unklar, ob auch Non-FoodProdukte wie Kosmetik oder Reinigungsmittel oder andere Gebrauchsgüter von der Pauschale erfasst sind.
Inzwischen ist die Haltung des Bundesfinanzministeriums eindeutig: Die Pauschale gilt ausschließlich für Lebensmittel und Getränke. Andere Waren – etwa Tabakwaren, Textilien, Elektrogeräte oder sonstige Artikel des täglichen Bedarfs – müssen einzeln aufgezeichnet und versteuert werden.
Unser eingangs genannter Hotelier darf also das Menü und die Flasche Wein pauschal erfassen. Nimmt er jedoch zusätzlich Hotelkosmetik, ein Saunatuch oder Zigaretten mit, sind diese Entnahmen individuell zu dokumentieren und zu versteuern.
Praktisch für den Alltag, aber Grenzen beachten
Für Hoteliers mit regelmäßigem Eigenverbrauch bringt die Pauschalregelung spürbare Entlastung. Sie spart Zeit und schafft Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen. Wichtig ist jedoch: Die Pauschale gilt nur für bestimmte Waren – alle darüber hinaus getätigten Entnahmen müssen einzeln aufgezeichnet und angegeben werden.
Zum Autor
Alexander John, Steuerberater beim ETL Adhoga-Verbund in Dresden und Finsterwalde, ist auf die Beratung von Hotels und Gaststätten spezialisiert.