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Onlinebuchungen für Gruppen-EventsHotel Fire & Ice und Alpenpark Neuss setzen Echtzeitlösung um

Das Viersterne-Superiorhotel Fire & Ice im Alpenpark Neuss hat sein Buchungssystem für Events verbessert. Das Tagungs- und Sporthotel und der Alpenpark Neuss bieten nun Unternehmen die Möglichkeit, Gruppen-Events online in Echtzeit zu planen und zu buchen.

Möglich macht das die Buchungsmaschine „Webconnect“. Sie ist Teil des Hotelmanagementsystems „Suite8“ von Oracle. Gemeinsam mit der betreuenden Agentur Open New Media hat das Unternehmen die automatisierte Buchungslösung konzipiert und umgesetzt.

Ob Business-Teamevent oder sportliches Aktivprogramm mit Freunden, über die neue Buchungssoftware können die Gäste des Alpenparks Neuss die Verfügbarkeit ihres Wunsch-Gruppen-Events in Echtzeit prüfen und direkt online buchen. Rund 250 Mitarbeiter arbeiten in dem alpinen Aktivfreizeitpark.

Zeit einsparen

Anfragen per Mail sowie aufwendige Abstimmungsprozesse gehören nun der Vergangenheit an, wie die betreuende Agentur und das Neusser Unternehmen weiter mitteilen. Die softwarebasierte Lösung sorge nicht nur für Planungssicherheit auf der Gästeseite, sondern auch für eine Prozessoptimierung auf Seiten des Alpenparks.

„Erfahrungsgemäß sparen wir durch die Digitalisierung dieses Prozesses durchschnittlich 20 Minuten pro Buchung ein. Rechnet man das auf circa 3.000 Buchungen im Jahr hoch, kann man wirklich von einer bemerkenswerten Zeitersparnis reden“, sagt Patryk Lamich, Leitung Vertrieb, Marketing & IT im Alpenpark Neuss.

Daten aus dem PMS

Mussten die Mitarbeitenden die Kontingente bisher manuell pflegen, übernimmt diesen Prozess nun die Softwarelösung. Das PMS „Oracle Suite8“ liefert die Informationen zu Events, Räumen und Belegungen.

Es prüft auch vorhandene Restriktionen, etwa in Bezug auf die Personenanzahl oder bestimmte Buchungszeiträume. So zeigt das System dem Buchenden nur die passenden Angebote Online an.

Mit Entwicklungspotenzial

Ursprünglich haben die Entwickler die Software für Online-Tagungsbuchungen in Echtzeit geplant. Der Alpenpark setzt diese Lösung zusätzlich auch für Eventbuchungen ein. Im jetzigen Stadium sind ausgewählte Angebote wie Tagungspauschalen, Party-Pakete, Aktivprogramme oder Gruppengaudis über diesen Weg buchbar. Zusätzlich lassen sich auch Speisen und Getränke, Tischreservierungen oder Merchandise-Artikel mitbuchen.

Damit künftig alle Angebote des Alpenparks online buchbar sind, entwickeln die IT-Experten schon weitere Systeme. Zu solchen Angeboten zählen etwa individuell zusammengestellte Tagungspakete und kombinierte Aktivprogramme.

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