Ein Mitarbeitergespräch vorbereiten – gerade zu Beginn ist das für einige Führungskräfte eine Herausforderung. Damit das Feedbackgespräch für beide Seiten zufriedenstellend verläuft, bedarf es einer intensiven Vorbereitung. Hier finden Sie Tipps und eine organisatorische Checkliste, für die optimale Vorbereitung Ihrer nächsten Mitarbeitergespräche.
- Um was geht es bei einem Personalgespräch?
- Wann ist ein Mitarbeitergespräch sinnvoll?
- Mitarbeitergespräch vorbereiten: Wie wähle ich Zeit und Ort?
- Wie fange ich ein Personalgespräch an?
- Mitarbeitergespräch vorbereiten: Wie ist es aufgebaut?
- Mitarbeitergespräch Checkliste: Tipps für die organisatorische Vorbereitung
Um was geht es bei einem Personalgespräch?
In einem Mitarbeitergespräch – auch Feedbackgespräch oder Personalgespräch genannt – sprechen die Mitarbeiter mit ihrem direkten Vorgesetzten oder einer Führungskraft über die Arbeit im Unternehmen. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, in diesem Termin Fragen oder Anliegen zu äußern. Häufig werden Lösungswege für aktuelle Herausforderungen oder neue Projekte definiert. Die Führungskräfte geben dem Mitarbeiter ebenfalls Feedback zu seiner Leistung. Im besten Fall wird sowohl über positive als auch über verbesserungswürdige Aspekte gesprochen. Einige Unternehmen sehen Personalgespräche als Belastung oder Verpflichtung an. Dabei bieten sie mit der richtigen Vorbereitung und einer vorab klar festgelegten Zielsetzung den idealen Rahmen für eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten.
Ein Mitarbeitergespräch kann ebenfalls zu bestimmten Anlässen durchgeführt werden. Dazu gehören zum Beispiel interne Konflikte, auffällig gute oder schlechte Leistungen, Arbeitsverweigerung, Unfälle oder längeres Ausfallen eines Mitarbeiters. Wenn Sie ein Personalgespräch zu einem bestimmten Anlass ansetzen möchten, sollten Sie den Arbeitnehmer ebenfalls vorab informieren, damit er sich zu diesem Thema vorbereiten kann.
Wann ist ein Mitarbeitergespräch sinnvoll?
In den meisten Unternehmen führen die Vorgesetzten mindestens einmal jährlich ein Mitarbeitergespräch mit den einzelnen Teammitgliedern durch. Andere Intervalle können Quartals- oder Halbjahresgespräche sein.
Grundsätzlich ist es für die Mitarbeitenden wichtig, dass sie einen Termin wahrnehmen können, bei dem sie einen Raum für Lob, Kritik und Wertschätzung erhalten. Personalgespräche steigern die Motivation, Zufriedenheit und Produktivität aller Beteiligten. Zudem erhalten die Vorgesetzten dadurch einen guten Eindruck davon, welche Atmosphäre aktuell in ihrem Unternehmen herrscht und an welchen Stellen im Betrieb es Verbesserungspotential gibt.
| Hinweis: Mitarbeiter haben zu jedem Zeitpunkt das Recht, ein Personalgespräch anzufordern. |
Mitarbeitergespräch vorbereiten: Wie wähle ich Zeit und Ort?
Der Ort für ein Personalgespräch sollte immer eine ruhige und ungestörte Umgebung sein. Im Optimalfall handelt es sich dabei um einen eigenen Raum, der reserviert werden kann, damit andere Teamkollegen zur belegten Zeit nicht in das Zimmer kommen.
Das Büro des Vorgesetzten eignet sich grundsätzlich als Besprechungsort, sollte aber dahingehend angepasst werden. Es sollten keine Bildschirme oder andere störende Gegenstände zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner stehen. Der Arbeitsplatz der Führungskraft oder des Arbeitnehmers ist nur dann eine Option, wenn hier eine ruhige Atmosphäre geschaffen und die Vertraulichkeit gewahrt werden kann. Zudem sollte die Sitzverteilung ein Gespräch auf Augenhöhe fördern.
Nehmen Sie sich nicht zu viele Feedbackgespräche an einem Tag vor. Diese Termine können mitunter anstrengend sein und Ihre Mitarbeiter hoffen auf ein offenes Ohr. Verteilen Sie die Gespräche besser über mehrere Wochen. Häufig werden Mitarbeitergespräche am Vormittag durchgeführt, wenn alle Teilnehmenden noch eine hohe Aufmerksamkeitsspanne haben.
Wie fange ich ein Personalgespräch an?
Ein Mitarbeitergespräch teilt sich in drei verschiedene Phasen auf. Wichtig ist, dass sowohl die Vorgesetzten als auch der Mitarbeiter zu Wort kommen. Als Gesprächseinstieg wählen Sie am besten ein simples Alltagsthema. Durch diesen Smalltalk können beide Seiten im Gesprächsraum ankommen und das Ambiente entspannt sich. Als Führungskraft fragen Sie Ihren Mitarbeiter zu Beginn, wie es ihm geht. Wenn Sie wissen, dass er sich privat zum Beispiel mit dem Hausbau oder der Hochzeitsplanung befasst, können Sie auch danach fragen. Damit zeigen Sie als Chef echtes Interesse an Ihren Mitarbeitenden und geben ihnen ein gutes Gefühl.
Beachten Sie: Der Gesprächsausstieg ist mindestens genauso wichtig wie der Beginn eines Mitarbeitergespräches. Damit beeinflussen Sie, mit welchem Gefühl der Mitarbeiter den Raum verlässt und die Arbeit wieder aufnimmt. Bedanken Sie sich für seine Zeit und das Feedback oder machen Sie ihm klar, dass Sie ihn als Mitarbeiter schätzen.
Mitarbeitergespräch vorbereiten: Wie ist es aufgebaut?
Wie der genaue Ablauf eines Personalgespräches ist, hängt davon ab, welche zentralen Themen es zu besprechen gibt. Befassen Sie sich vorab ausführlich damit, zu welchen Punkten Sie in diesem Gespräch Feedback geben möchten. Grundsätzlich können Sie es in drei Phasen einteilen:
Rückblick und Feedback:
- Welche Erfolge gibt es seit dem letzten Gespräch?
- Ist der Mitarbeiter mit seinem Arbeitsalltag zufrieden?
- Ist die aktuelle Auslastung für den Mitarbeiter zufriedenstellend?
- Gibt es Kritik an vergangenen Projektabläufen?
- Gibt es Lob für besondere Leistungen?
- Wie läuft die Zusammenarbeit im Team?
- Wie beurteilt der Mitarbeiter das Vorgesetztenverhalten?
Organisation und Ziele:
- Wie lauten die Ziele für den nächsten Zeitraum?
- Welche neuen Projekte sind geplant?
- Welche neuen Aufgabenbereiche kann der Mitarbeiter kennenlernen?
- Welche Veränderungen sind zu erwarten?
- Wo kann es eventuell zu Herausforderungen kommen und wie lassen sich diese umgehen?
Ausblick und Weiterentwicklung:
- Wie möchte sich der Mitarbeiter persönlich und beruflich weiterentwickeln?
- Welche Weiterbildungsoptionen bietet das Unternehmen an?
- Wo sieht der Mitarbeiter Entwicklungspotential für das Unternehmen?
Achten Sie während des Gespräches auf einen ausgewogenen Gesprächsanteil. Ihr Mitarbeiter darf sogar einen höheren Gesprächsanteil haben. Schließlich dient das Gespräch in erster Linie dazu, dass er offen über seinen Alltag im Unternehmen sprechen kann.
Einen guten Rahmen für diese drei Phasen schaffen Sie, indem Sie das Gespräch positiv einleiten und auch wieder mit etwas Positivem beenden. Bedanken Sie sich nach dem Gespräch und bringen Sie dem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung entgegen.
Mitarbeitergespräch Checkliste: Tipps für die organisatorische Vorbereitung
Ein Mitarbeitergespräch ist erfolgreich, wenn es vorab gut geplant und vorbereitet wird. Setzen Sie sich deshalb damit auseinander, zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort das Gespräch stattfinden soll. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darüber und geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich ebenfalls auf diesen Termin einzustellen.
Mitarbeitergespräch vorbereiten: Eine Checkliste für die organisatorische Planung
- An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit findet das Personalgespräch statt?
- In welchem Raum findet der Termin statt?
- Kann der Raum reserviert/vorbereitet werden?
- Haben Sie und der Mitarbeiter an diesem Tag ausreichend Zeit?
- Hat der Mitarbeiter noch genügend Zeit, um sich vorzubereiten?
- Können Sie Störungen vermeiden?
- Haben Sie alle Unterlagen parat?
- Benötigen Sie Hilfsmittel (bspw. Stift, Papier)?
- Haben Sie sich Stichpunkte gemacht oder einen Bewertungsbogen ausgefüllt?
- Können Sie dem Arbeitnehmer einen Fragebogen zur Selbsteinschätzung geben?
- Schaffen die Sitzverhältnisse eine Atmosphäre auf Augenhöhe?
- Stehen Getränke zur Verfügung?
- Müssen weitere Gesprächsteilnehmer zu dem Termin eingeladen werden?
- Wer ist für welchen Gesprächsteil verantwortlich?
Übrigens sollte es mit dem Mitarbeitergespräch nicht getan sein. Die Nachbereitung ist ebenso wichtig wie eine sorgfältige Vorbereitung. Damit das Feedbackgespräch Früchte trägt, verschaffen Sie sich im Anschluss einen Überblick über die gemeinsam definierten Ziele. Absprachen sollten eingehalten und am besten zentral notiert werden. So kennen beide Seiten ihre Verantwortlichkeiten und wissen, welche Schritte bis zum nächsten Personalgespräch erforderlich sind.
Vivienne Ohme
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