Der Bundesfinanzhof zieht eine klare Linie: Pauschale Richtsätze reichen nicht mehr, um Umsätze zu schätzen. Für Hoteliers wird damit die eigene Zahlenbasis wichtiger denn je.
Die „Richtsatzsammlung“ des Bundesfinanzministeriums war jahrzehntelang ein wichtiges Werkzeug der Betriebsprüfung, besonders in bargeldintensiven Branchen wie Gastronomie und Hotellerie, um die Umsätze und Gewinne zu überprüfen. Mit dem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 18. Juni 2025 (X R 19/21) verliert es jedoch möglicherweise etwas an Relevanz. Der BFH setzt der pauschalen Anwendung enge Grenzen und stärkt individuelle betriebsnahe Nachkalkulationen.
Individuelle Bewertung statt pauschaler Aufschläge
Im entschiedenen Fall ging es um eine Diskothek mit mangelhafter Kassenführung. Das Finanzgericht verwarf die Nachkalkulation des Prüfers und griff stattdessen auf die Richtsätze für Gaststätten zurück – mit einem Rohgewinnaufschlag von 300 Prozent. Der BFH wies die Entscheidung zurück und stellte klar: Richtsätze sind kein Automatismus, sondern müssen betriebsbezogen begründet werden.
Pauschale Werte dürfen nur dann übernommen werden, wenn Struktur, Erlösmix und Betriebsgröße tatsächlich vergleichbar sind. Ein Nachtbetrieb mit Eintritt und Eventanteil unterscheidet sich jedoch deutlich von einem Restaurant oder einem Hotel mit Frühstücksservice und Tagungsgeschäft. Damit gilt: Auch bei Hoteliers dürfen Prüfer nicht einfach die Richtsätze „Gaststätten allgemein“ heranziehen, sondern müssen erläutern, warum die gewählte Spanne zum Betrieb passt. Fehlt diese Begründung, ist die Schätzung angreifbar.
Der BFH betont den Vorrang des „inneren Betriebsvergleichs“, bei dem eigene Kennzahlen wie Wareneinsatz, Preise, Rezepturen und Personalaufwand zur Gewinnschätzung herangezogen werden. Ein äußerer Vergleich mit anonymen Durchschnittswerten aus der Richtsatzsammlung ist nur zweite Wahl. Für Hotels mit Speisen- und Getränkeumsätzen ist das vorteilhaft, da moderne Warenwirtschafts- und Kassensysteme detaillierte Auswertungen erlauben. Wer Rezepturen, Portionsgrößen und Rabatte dokumentiert, kann die wirtschaftliche Plausibilität seiner Zahlen belegen – ohne pauschale Spannen.
Das Urteil zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Dokumentation ist. Je besser ein Hotelier seine Abläufe im Gastronomiebereich belegen kann, desto weniger Angriffsfläche bietet er für pauschale Schätzungen. Aufstellungen zu Wareneinsatz, Eigenverbrauch, Personalverpflegung, Freigetränken oder Bruch sowie zeitliche Auswertungen, etwa zu Saison- oder Menüaktionen, erklären die innerbetriebliche Logik der Zahlen. In Betrieben mit mehreren Angeboten – Restaurant, Bar, Minibar, Roomservice – lohnt sich eine getrennte Betrachtung, da ein einheitlicher Rohgewinnaufschlag selten realistisch ist.
Begründungspflicht für die Finanzverwaltung
Der BFH verschärft die Anforderungen an die Finanzverwaltung. Wenn sie auf Richtsätze zurückgreift, muss sie präzise erläutern, warum ein bestimmter Punkt innerhalb der Spanne betriebsbezogen richtig sein soll. Breite Korridore sind kein Freifahrtschein für Obergrenzen. Die bloße Feststellung „abweichend vom Richtsatz“ genügt nicht mehr. Darüber hinaus hat der BFH erhebliche Zweifel an der Repräsentativität der Richtsatzsammlung geäußert. Es sei nicht transparent, welche Betriebe in die Datengrundlage einfließen und welche ausgeschlossen werden. Damit verliert die Sammlung an Beweiswert, insbesondere, wenn der betroffene Betrieb eine gut dokumentierte, nachvollziehbare Datenbasis vorlegen kann.
Das Urteil X R 19/21 dürfte erst der Beginn einer Neubewertung sein, denn weitere Verfahren (unter anderem X R 27/24 und X R 19/23) zu Kassenfragen und Programmierprotokollen sind beim BFH anhängig. Bis diese entschieden sind, sollten betroffene Betriebe laufende Prüfungen offenhalten und auf fehlende Strukturidentität sowie die höhere Aussagekraft eigener betrieblicher Daten verweisen.
Zum Autor
Christian Johannes, Steuerberater beim ETL Adhoga-Verbund in Köln, ist auf die Beratung von Hotels und Gaststätten spezialisiert.