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StartBusiness & ManagementLeonardo Hotels::Digitales Berichtsheft sorgt für Flexibilität

Leonardo HotelsDigitales Berichtsheft sorgt für Flexibilität

Für das Führen des Berichtshefts im Rahmen der dualen Ausbildung gibt es eine
Fülle unterschiedlicher Formate. Die Leonardo Hotels setzen mit Erfolg auf eine
digitale Lösung, die der Zielgruppe entspricht und den Prozess vereinheitlicht.

Ein Berichtsheft zu führen gehört zu den eher unbeliebten Pflichten für Auszubildende im deutschen dualen System. Seit 2017 ist die Vorlage eines lückenlos geführten Berichtshefts hierzulande sogar Bestandteil der Prüfungszulassung. Das stellt auch bisweilen die Ausbilder vor Herausforderungen. „Je nachdem, welcher IHK der Betrieb zugeordnet ist, waren für die Berichtshefte auch ganz unterschiedliche Formate vorgeschrieben, vom Papierheft über Schnellhefter und Templates bis zum Worddokument“, sagt Anke Maas, HR Director Central Europe bei den Leonardo Hotels. Seit August 2021 setzen sie und ihr Team deutschlandweit auf das digitale Berichtsheft des in Frankfurt am Main ansässigen Unternehmens Generation:L. Dieses hat sich mit seiner Plattform „azubi:web“ bereits seit 2014 auf die digitale Vermittlung von Lerninhalten für Ausbildungsberufe spezialisiert, das digitale Berichtsheft kam 2017 hinzu.

Ausbilder behalten Überblick

Die Vorteile für die rund 300 Azubis bei den Leonardo Hotels: Durch die Kombination aus Website und App kann das Heft jederzeit von überall geführt werden, sogar das Diktieren über das Smartphone ist möglich. Zudem haben die Ausbilder stets einen Überblick über die Aktivitäten ihrer Schützlinge. Sobald ein Bericht eingereicht wurde, erhalten sie eine Nachricht, die sie direkt zum Bericht leitet. Außerdem sind alle zur Prüfungsanmeldung
erforderlichen Dokumente mit einem Klick verfügbar. „Das System ist cloudbasiert und sehr einfach zu handhaben“, betont Anke Maas und ergänzt. „Wir haben es sowohl für die neuen Azubis als auch für jene im zweiten und dritten Lehrjahr eingeführt. Alle waren sofort begeistert davon.“ Besonders hervorzuheben sei die Flexibilität. Berichtsvorlagen könnten individuell pro Azubi zugewiesen, Fachberichte ergänzt und Bilder direkt von der Handykamera hinzugefügt werden. „Auch unseren Ausbildern spart das Zeit und Nerven. Sie müssen den Azubis nicht mehr wegen des Berichtshefts hinterherlaufen, sondern können sie – falls nötig – digital anmahnen.“ Das Leonardo-Team arbeitet zudem seit 2015 mit der mobilen digitalen Mitarbeiter-Plattform „Beekeeper“ aus der Schweiz. „Wir waren an digitale Kommunikation gewöhnt und konnten über „Beekeeper“ die nötigen Einführungsinformationen für das digitale Berichtsheft übermitteln, unter anderem in einem Azubi-Stream“, so Anke Maas. Dem Provider Generation:L musste lediglich mitgeteilt werden, wer aus dem Team Zugang zum Berichtsheft-Account in der Cloud erhalten sollte.

Zeitgemäßes Lernmaterial

HR-Experte Michael Hoffmann ist Geschäftsführer von Generation:L, er hat das Unternehmen 2014 gegründet. Zuvor war er 15 Jahre lang für IHG Hotels & Resorts als Director Learning and Training Delivery für die Aus- und Weiterbildung von Hotelmitarbeitenden auf der ganzen Welt tätig. Während dieser Zeit nutzte er für seine Azubis vor allem englische Übersetzungen der traditionell in Deutschland genutzten gedruckten Arbeitsblätter, fand diese aber immer weniger zeitgemäß. „Ein Buch ist ein Medienbruch, der bei jungen Menschen heute nicht mehr funktioniert“, ist er überzeugt. Wer den ganzen Tag digital unterwegs sei, wolle auch digital lernen. Die Vorbereitungen und digitalen Tests für die Führerscheinprüfung machten dies schon lange vor. Über „azubi:web“ können sich Auszubildende heute per Lernquiz spielend all das theoretische Wissen aneignen, das sie für ihre Abschlussprüfung benötigen. Auf der Plattform befindet sich Lernmaterial zu mehr als 300 Lernbereichen. „Etwa 80 Prozent unserer Kunden nutzen das volle Programm, 20 Prozent nur das Berichtsheft“, so Hoffmann.

Lernvideos integriert

Gemeinsam mit seinem Team passt er aktuell die Website „azubi:web“ an veränderte Voraussetzungen an, die die Coronapandemie mit sich bringt. „Viele Mitarbeitende wurden in dieser Zeit in Kurzarbeit geschickt, Azubis führten Hotels teilweise allein. Wir haben deshalb beschlossen, jetzt auch Lernvideos in unsere Plattform zu integrieren, was wir ursprünglich nicht vorhatten. Wir werden diese gemeinsam mit der Vereinigung junger Köche, den „Jeunes Restaurateurs“, entwickeln“, erklärt er. Aktuell kostet der komplette Zugang zu „azubi:web“ ein Dehoga-Mitglied pro Azubi 7,50 Euro im Monat, für Nicht-Mitglieder gilt ein Aufschlag von 20 Prozent. Für Mitarbeitende im Personalbereich, Trainer oder Ausbilder ist der Zugang kostenfrei. Hoffmann bestätigt, dass Letztere beim Einsatz der digitalen Tools Zeit sparen. Ein Unternehmen mit 80 Azubis habe ihm mitgeteilt, dass sein Ausbilder in der Woche eine Stunde mehr für andere Tätigkeiten übrig habe.


Finanzielle Zuschüsse

Für die Einführung des digitalen Berichtshefts griffen die Leonardo Hotels auf den Digitalisierungspakt der Bundesregierung zurück. Mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“, das noch bis zum 31. Dezember 2023 läuft, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) kleine und mittlere Unternehmen. Es bietet finanzielle Zuschüsse und soll Firmen dazu anregen, mehr in digitale Technologien sowie in die Qualifizierung ihrer Beschäftigten zu investieren.


 

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