Steuertipp Kost & Logis richtig buchen

In der Hotellerie erhalten Mitarbeitende oft vergünstigte oder kostenlose Verpflegung und Unterkunft, die meist steuer- und sozialversicherungspflichtig, aber pauschal abgerechnet werden können.

Gewährt der Arbeitgeber ein Frühstück, beträgt der Sachbezugswert im Jahr 2025 2,30 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 4,40 Euro. Bei Vollverpflegung ergibt sich ein Tageswert von 11,10 Euro. Die Pauschalen gelten unabhängig davon, ob die Mahlzeit in der Kantine oder von einem Dritten bereitgestellt wird. Leistet der Mitarbeiter einen Eigenanteil, ist der lohn- und beitragspflichtige Sachbezug um diesen Betrag zu mindern. Entscheidend ist, dass es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und der Preis je Mahlzeit die Grenze von 60 Euro nicht überschreitet. Liegt der tatsächliche Preis darüber, ist der übliche Endpreis maßgeblich, und der pauschale Sachbezugswert findet keine Anwendung.

Berechnung der Unterkunftswerte

Bei freier Logis durch den Arbeitgeber ist zwischen Unterkunft und Wohnung zu unterscheiden. Wird für den Arbeitnehmer ein Zimmer mit Mitbenutzung von Bad, Toilette und Küche angemietet, handelt es sich um die Überlassung einer Unterkunft. Der Sachbezugswert liegt 2025 bei 9,40 Euro täglich bzw. 282 Euro monatlich. Der Wert mindert sich bei Aufnahme in den Arbeitgeberhaushalt oder bei Unterbringung in einer Gemeinschaftsunterkunft um 15 Prozent; für Jugendliche und Auszubildende zusätzlich um weitere 15 Prozent.

Bei Mehrbettbelegung gelten Abschläge von 40 Prozent bei zwei, 50 Prozent bei drei und 60 Prozent bei mehr als drei Personen. Zahlt der Mitarbeiter eine Miete, rechnet das Unternehmen diesen Betrag auf den ermittelten Wert an und mindert damit den anzusetzenden geldwerten Vorteil. Wird Arbeitnehmern ein angemietetes Appartement mit Küchenzeile und WC oder eine Wohnung überlassen, ist die ortsübliche Miete anzusetzen. Ist es schwierig, den ortsüblichen Mietpreis festzustellen, können nach der Sachbezugsverordnung Quadratmeterpreise angesetzt werden. Diese liegen aktuell bei 4,95 Euro/m² bzw. 4,05 Euro/m² für Wohnungen mit einfacher Ausstattung.

Die geplanten Werte für 2026 sind als Ausblick relevant, stehen jedoch noch unter dem Vorbehalt der endgültigen Verkündung. Nach dem aktuellen Entwurf sollen die Pauschalen zum Januar 2026 moderat steigen. Für die Verpflegung ist ein Monatswert von 345 Euro vorgesehen. Daraus ergeben sich rechnerisch Tageswerte von 2,37 Euro für das Frühstück und 4,57 Euro für Mittag- oder Abendessen. Für die Unterkunft ist ein Monatswert von 285 Euro vorgesehen, bei unentgeltlicher oder verbilligter Wohnungsüberlassung 5,01 Euro je Quadratmeter. Mit der Gewährung von freier Kost und Logis erbringt das Hotel regelmäßig entgeltliche Leistungen an seine Mitarbeitenden in Form von Sachlohn. Damit liegt keine unentgeltliche Wertabgabe vor, wodurch der Vorsteuerabzug grundsätzlich zulässig bleibt.

Steuerliche Einordnung von Kost und Logis

Verpflegungsleistungen unterliegen 2025 in der Regel dem Umsatzsteuersatz von 19 Prozent, wenn die Speisen vor Ort eingenommen werden. Ab 2026 soll der Steuersatz auf 7 Prozent sinken. Bei der Wohnraumüberlassung ist zu unterscheiden: Bei hotelähnlicher Nutzung durch Mitarbeitende, ohne festes Zimmer oder Reinigungsservice, unterliegen die Leistungen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent für Beherbergungen. In diesem Fall ist der Vorsteuerabzug durch das Hotel zulässig. Wird hingegen eine Wohnung dauerhaft und exklusiv ohne Zusatzleistungen überlassen, kann dies eine umsatzsteuerfreie Wohnraumüberlassung darstellen. In diesem Fall ist der Vorsteuerabzug aus den damit zusammenhängenden Aufwendungen ausgeschlossen.

Hoteliers bzw. die Personalabteilung sollten stets genau dokumentieren, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt einen geldwerten Vorteil bzw. Sachbezug erhalten, um die Besteuerung korrekt vorzunehmen und Diskussionen bei Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfungen zu vermeiden.