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StartHotel+TechnikDigitale AnwendungenIT-Infrastruktur:: Digitalisierung? Do it yourself!

IT-Infrastruktur Digitalisierung? Do it yourself!

Die Virtualisierung gilt als Gebot der Stunde. Doch wie gehen mittelständische Betriebe damit gewinnbringend um, wenn sie nicht auf eine personalstarke IT-Abteilung zurückgreifen können? Drei Hoteliersfamilien berichten über ihre Lösungen und Erfahrungen.

Schritt für Schritt in der digitalen Welt Fuß fassen – das raten alle interviewten Hoteliers ihren Branchenkolleginnen und -kollegen: Weil es sich lohnt und man wohl in Zukunft sonst auch nicht mehr wettbewerbsfähig ist. „Noch nie zuvor konnten wir unsere Gäste so barrierefrei und einfach erreichen, unsere Produkte und Dienstleistungen präsentieren und so schnell und zielgerichtet Marketing betreiben“, schwärmt beispielsweise Marc Meßmer, dessen Eltern in sechster Generation das Gasthaus Linde in der Markstadt Löffingen betreiben. Er betont jedoch auch: „Gleichzeitig sollte man mit Vorsicht an das Thema herangehen, denn nicht alles ist Gold, was glänzt. Es gibt eine unglaubliche Fülle an Anbietern, Software und Möglichkeiten, die teils jedoch sehr teuer sind und wenig Mehrwert bieten.“

Carsten Hünerbein übernahm 1993 das Posthotel, jetzt Hünerbein’s Posthotel, in Schledehausen. Selbst technikaffin, hat er das Unternehmen inzwischen nahezu vollständig durchdigitalisiert. Seine Herangehensweise: „Um stets up to date zu sein und die richtigen Entscheidungen zu treffen, bin ich im ständigen Austausch mit anderen Hoteliers, besuche Messen und studiere Fachzeitschriften.“

Biohotel Sturm: Komplette Neuaufstellung im Lockdown

Das Biohotel Sturm in Mellrichstadt nutzte den ersten Covid-Lockdown für eine komplette Neuaufstellung der IT-Infrastruktur. Praktischerweise experimentierte Unternehmersohn Julius Schulze Dieckhoff schon als Kind gern mit Computern und studierte später Digital Business Management. Dennoch wurde für Netzwerkaufbau und Serverinstallation zusätzlich ein externer IT-Experte hinzugezogen. Der größte Meilenstein war die unternehmensweite Einführung von Google Workspace als Kommunikations-, Produktivitäts- und Office-Programm, über das nun unter anderem MS-Office-Dokumente gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeitet werden können oder einfache Gruppenchats verschiedener Abteilungen möglich sind, inklusive Aufgabenverwaltung.

Vorhandene PCs wurden mit leistungsfähigeren SSD-Festplatten aufgerüstet, um – ganz nachhaltig, wie es zu einem Biohotel passt – ihre Lebensdauer um weitere Jahre zu verlängern. Eine Cloud-Telefonanlage ging an den Start, ebenso eine Back-up-Strategie, um Daten­verluste möglichst zu verhindern sowie Schutz vor Ransomware-Angriffen et cetera zu gewährleisten und Syste­mausfälle zu minimieren. Zudem wurden, über das bestehende Property Manage­ment System (PMS) und die Buchungs­maschine von Hotelnetsolutions hinaus, neue Software-Tools eingeführt, darunter Reguest und Giggle.tips für die verbesserte Kommunikation von (Zusatz-) Angeboten.

Gasthaus Linde: Proaktives Marketing in Eigenregie

Der Weg des Gasthauses Linde in die digitale Welt begann früh. „Unsere erste Homepage ging bereits im Jahr 2000 online“, erinnert sich Marc Meßmer. „Daraufhin kamen andere Unternehmen auf uns zu, sodass mein Vater einige Zeit zwei Jobs hatte und Internetseiten für andere erstellte und betreute. Auch heute eignen wir uns erforderliches Know-how selbst an – mithilfe von Internetrecherchen, Fachlektüre und Interesse an der Materie. Wir schauen uns an, was in Sachen Digitalisierung möglich ist und was wir umsetzen können beziehungsweise wollen. Das meiste implementieren wir selbst. Pflege und Instandhaltung von Hard- und Software führen mein Vater und ich fast ausschließlich in Eigenregie durch.“

Marc Meßmer vom Gasthaus Linde in Markstadt Löffingen ist begeistert von den Möglichkeiten der Gästekommunikation über Social Media. (Bild: Gasthaus Linde)

Familie Meßmer schätzt es nicht nur, Geschäftsprozesse wie Warenein- und -ausgang oder den Einkauf digital zu managen, sondern sieht die Vorteile vor allem im proaktiven Marketing. „Über soziale Netzwerke wie Facebook und Instagram zeigen wir den Gästen unseren Betrieb mit unseren Augen und vermitteln einen authentischen Blick hinter die Kulissen, um Lust auf einen Besuch bei uns zu wecken.“ Seit mittlerweile acht Jahren nutzt das Gasthaus Linde zudem eine App (von Gastfreund), die als digitale Gästemappe fungiert. „Unsere Gäste können darüber bequem aktuelle Informationen rund um unser Haus abrufen, Wanderrouten planen, das Wetter checken oder einen Tisch zum Abendessen reservieren.

„Wir wiederum können den Gästen per Push-Nachricht auf ihr Smartphone Neuigkeiten und Aktionen mitteilen“, erläutert der Junior, der als positiven Nebeneffekt den Faktor Nachhaltigkeit sieht: „Früher haben wir Unmengen an Wanderkarten und Wegbeschreibungen für unsere Gäste ausgedruckt. Heute erklären wir Routen per Tablet und schicken die notwendigen Informationen auf das Smartphone unserer Urlauberinnen und Urlauber. Auch die Hochschwarzwälder Gästekarte erhalten diese nun digital. Den Strom für all diese Prozesse beziehen wir teilweise durch unsere Photovoltaikanlage auf dem Dach.“

Ebenfalls ein wichtiger IT-Baustein im Gasthaus Linde: Dienstpläne werde digital erstellt und -zeiten per Smartphone-App (von Crewmeister) erfasst: „Jeder Mitarbeitende kann seine Wunschschichten per App mitteilen, Urlaubsanträge stellen und jederzeit sein Urlaubs- und Stundenkonto einsehen.“

Hünerbein’s Posthotel: Digitalisiert und dennoch persönlich

Auch in Hünerbein’s Posthotel gibt es eine solche App (von Hotelkit), über die die Mitarbeitenden sogar laufende Lohnab­rech­nungen (Lohn AG) abrufen können. Selbst die Buchhaltung läuft in Schlede­hausen komplett papierlos. „Die Daten sind sicher in einer Cloud gespeichert, somit jederzeit von überall einsehbar und schnell verfügbar“, so Carsten Hünerbein, der alle internen Prozesse durchdigitalisiert und mittels Arbeitsanweisungen, Check­listen, Erklärvideos und Grafiken trans­parent und verständlich gemacht hat. Die Guest Journey wird beginnend mit der Buchung digital begleitet. Kurz vor der Anreise erinnert eine E-Mail an alles, woran zu denken ist.

Kerstin und Carsten Hünerbein zeigen es: Tablets auf den Zimmern sind umfassendes Kommunikations-Tool in Hünerbein’s Posthotel in Schledehausen. (Bild: Hünerbein's Posthotel)

Über eine elek­tronische Schließanlage von Salto Systems, die künftig auch bequem über das Smart­phone bedienbar sein soll, kommen die Gäste mithilfe eines Codes zu jeder Tages- und Nachtzeit ins Gebäude. „Wir haben eine Schnittstelle im Einsatz, die beim Check-in der Gäste automatisiert die Heizung reguliert und eine individu­alisierte Willkommensnach­richt auf das Tablet im gebuchten Zimmer überträgt“, berichtet Hünerbein.

Das Tablet bietet wiederum Zugang zu über 600 digitalen Tageszeitungen und Magazinen aus aller Welt. „Das passt zum Lifestyle unserer Gäste, bei denen es sich überwiegend um Geschäftsreisende han­delt.“ Wer mehr Entspannung sucht, kann über das Tablet (mit Software von Betterspace) ein Sight­seeing-Programm organisieren oder den Smart-TV steuern. Die Kontaktaufnahme zur Rezeption ist ebenfalls möglich.

Auch das Hotelrestaurant präsentiert sich digital. Die tagesaktuelle Speisekarte ist online ebenso einsehbar wie noch verfüg- und reservierbare Sitzplätze. Am Tisch wird die Bestellung über ein mobiles Device aufgenommen und direkt an die Küche gemeldet, wo das Team sie an Monitoren ablesen kann. Die intelligente Spülmaschine gibt Fehlermeldungen über die Hotelsoftware per E-Mail weiter. Ebenso sind die Kühlhäuser vernetzt, die Temperaturkontrolle funktioniert automatisch, Qualitätsmanagement und HACCP-konformes Arbeiten werden zum Kinderspiel.

Klar, dass auch eine Vernetzung zwischen Bestellung und Kassensystem (Matrix POS) besteht, das wiederum die Verwaltung im Hintergrund übernimmt: die Restaurantkarte vollautomatisiert in verschiedene Portale einstellen, die Personalplanung organisieren oder notwendige Unterlagen für das Finanzamt aufbereiten. Lässt ein Hotelgast das Fenster über einen zu langen Zeitraum auf, meldet sich die Klimasoftware. Checkt er frühzeitig aus, erhält das Housekeeping-Team eine Push-Nachricht.

Oder anders ausgedrückt: Ist in Hünerbein’s Posthotel ein Projekt abgeschlossen, folgt das nächste. Hünerbein: „Wenn es um neue Anwendungen oder Schnittstellen geht, suchen wir uns die passenden Partner und Experten.“ | Stefanie Hütz

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