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StartManagementHRGastgewerbe: In zehn Schritten zu einer effizienten Personalplanung

GastgewerbeIn zehn Schritten zu einer effizienten Personalplanung

Der Personalbereich ist einer der größten Kostenfaktoren im Gastgewerbe. Zugleich steht die Branche vor dem Problem, dass sich der Fachkräftemangel durch die Pandemie weiter verschärft hat. Umso wichtiger ist es jetzt, die Personalplanung effizient neu aufzustellen. Personalexperte Thomas Hogefeld von der 42 GmbH, IT-Komplettdienstleister für Gastronomie und Hotellerie, fasst zehn wichtige Aspekte zur Personalplanung zusammen.

1. Mitarbeiter finden und binden

Noch mehr als früher muss mit der knappen Ressource Personal sorgfältig und gut umgegangen werden. Nur wer den Mitarbeitern etwas bietet, sich um sie bemüht und auf die individuellen Bedürfnisse eingeht – nicht nur in finanzieller Hinsicht – hat eine Chance, zukünftig ausreichend Mitarbeiter zu finden und zu halten.

2. Das Team richtig einsetzen

Hat man Mitarbeiter, besteht die Kunst darin, sie richtig einzusetzen. Dazu muss man die Stärken und Vorlieben der Mitarbeiter genau kennen, um sie punktgenau dort einzuplanen, wo sie am wirkungsvollsten für den Betrieb tätig werden und ihre Talente entfalten können.

3. Bedarfsgesteuerte Dienstplanung

Am Anfang der Personalplanung steht die Ermittlung der Wochentagsbedarfe. Jeder Tag muss unter der Frage betrachtet werden: Inwieweit ist der Dienstag in zwei Wochen anders als ein normaler Dienstag? Dazu bieten sich unterschiedliche Betrachtungsweisen an: umsatzgestützt, reservierungsgestützt oder in Bezug auf die geplanten Check-ins und Check-outs. Um den Bedarf richtig einzuschätzen, muss man sich die Tagesinfos einholen und bewerten. Die Bedarfssteuerung kann durch den Einsatz einer Software erheblich vereinfacht werden.

4. Einsätze planen

Erforderlich ist auch ein Überblick über die Mitarbeiterverfügbarkeit und deren Einsetzbarkeit. Kann ein Mitarbeiter zum Beispiel nur an der Rezeption oder auch im Service eingesetzt werden? Beim Planungsprozess sind zuerst fixe Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub oder Schule zu berücksichtigen. Im nächsten Schritt die verhandelbaren Verfügbarkeiten wie freie Tage oder Frei-Wünsche. Aktuell gilt es auch bei den Mitarbeitern alle Coronaregeln einzuhalten und entsprechende Dokumente für mögliche Kontrollen vorzuhalten.

Erst wenn all diese Faktoren abgeklärt sind und ein Gesamtüberblick vorhanden ist, können die Einsätze bedient werden. Den eigentlichen Planungsvorgang kann man nicht wesentlich verkürzen. Hinterlegte Mitarbeiterinformationen erleichtern die Planung jedoch deutlich.

5. Digitale Kommunikation unterstützt Aktualität

Der erstellte Dienstplan kann schon im Moment des Versendens veraltet sein – nachträgliche Änderungen, zum Beispiel weil ein Mitarbeiter eine Abwesenheit anzugeben vergessen hat, gibt es immer, genauso wie Bedarfsänderungen, weil das Wetter besser oder schlechter wird. Diese kurzfristigen Veränderungen können dynamische Anpassungen der Planungen erforderlich machen. Eine digitalisierte Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation unterstützt die schnelle Adaption an die neue Situation. In der Kommunikation liegt das größte Einsparpotenzial mit bis zu 50 Prozent weniger Zeitaufwand.

6. Digitale Zeiterfassung

Im Gegensatz zur klassischen Stechuhr schaffen digitale Zeiterfassungsmethoden mehr Transparenz, Komfort und durch bedienerfreundliche Oberflächen einen positiven Bezug. Die Methodik der Zeiterfassung kann heute individuell gewählt werden und ist beispielsweise per Code, Transponder oder Fingerabdruck möglich. Betrieblich gestützte Zeiterfassung ist sehr zuverlässig und verkürzt die Abläufe. Darüber hinaus kann die tatsächliche Arbeitszeit besser erfasst und so zu früher Arbeitsbeginn weggekürzt und entsprechend vertraglich vereinbarte Stunden festgehalten werden.

7. Überstundenverwaltung

Überstunden werden noch zu häufig über Zeitkonten anhand von Excel-Tabellen manuell verwaltet. Das hat den Nachteil, dass der Dienstplaner auf die aktuellen Tabellen warten muss, um einen Überblick über die geleisteten Überstunden zu haben. Gerade hier empfiehlt sich ein digitales Tool, das im Hintergrund alle Informationen auf dem aktuellen Stand hält.

8. Lohnvorbereitung

Die Arbeitsstunden werden für die Vorbereitung ins Lohnprogramm übergeben, inklusive Nacht- und Feiertagszuschlägen. Anstatt wie früher mit Excel wird zunehmend mit einem digitalen Tool gearbeitet. Das ist nicht nur effizienter und weniger fehleranfällig, sondern ermöglicht darüber hinaus ein einfaches Controlling durch Ermittlung der Produktivität. Hierbei wird der Personaleinsatz ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt.

9. Produktivitätszahlen zur Personalbedarfsplanung nutzen

Eine gute Orientierung für die Personalbedarfsplanung bieten die Produktivitätszahlen aus den Vorjahren. Ist die Kasse mit der Personalsoftware über eine Schnittstelle verbunden, kann aus dem Umsatzverlauf und dem Personaleinsatz die Produktivität ermittelt werden. Im Idealfall ist es möglich, den erzielten Umsatz mit dem geplanten Umsatz sowie den Vorjahreszahlen zu vergleichen und darauf basierend eine Prognose zu erstellen.

10. Mehr Transparenz und Kontrolle

Die Kennzahlen wie Produktivität bilden die Basis für die notwendige Transparenz über das Geschäftsergebnis und unterstützen bei zukünftigen Planungen. Gerade in schwierigen Zeiten ist es erforderlich, stärker auf die Zahlen zu schauen und die Performance zu kontrollieren. Beim Wareneinsatz wird in der Gastronomie um jeden Cent gekämpft. Der Personalbereich hat Nachholbedarf in Hinblick auf effiziente Personalplanung und Controlling. Voraussetzung für beides ist die Digitalisierung.


Über die 42 GmbH

Thomas Hogefeld ist Personalexperte bei der 42 GmbH, einem deutschen Anbieter für individuelle IT-Komplettlösungen für die Gastronomie und Hotellerie. Mit Übernahme von Conga, einem Spezialisten für branchenspezifische Lösungen im Personalbereich, hervorgegangen aus der früheren Gastrolohn, hat das Technologieunternehmen sein Portfolio an digitalen Lösungen und Support für die Hotellerie, Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung erweitert.

Mit der Conga-Software werden die Personalverwaltung, Personaleinsatzplanung, Abrechnung und Zeiterfassung abgedeckt. Außerdem kann die Zuschlagsberechnung für Wochenend- oder Feiertagsarbeit durchgeführt und die Produktivität ermittelt werden. Für die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern gibt es die App „Myconga“.


 

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