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Gastbeitrag über digitale Wege aus dem Fachkräftedilemma Freie Manpower für das Wesentliche

In der Krise haben viele Arbeitskräfte die Branche verlassen – für immer. Hotelexpertin und Beraterin Bettina von Massenbach ist überzeugt: Um den Verlust auszugleichen und weiterhin gewinnbringend zu arbeiten, braucht es künstliche Intelligenz und Change-Prozesse, in die alle Mitarbeitenden eingebunden sind.

Bereits vor der Krise war der Fachkräftemangel in Hotellerie und Gastronomie ein brisantes Thema – durch die Coronapandemie hat sich das noch weiter verschärft. Mit der ersehnten Wiedereröffnung zeigte sich, dass rund ein Drittel der Mitarbeitenden nicht mehr bereit waren, für den Betrieb und die Branche zu arbeiten. Dieser Engpass wurde zum Nadelöhr Nummer eins. Die Limitierungen durch fehlendes Personal sind einschneidend und in manchen Betrieben existenzbedrohend.

Was gilt es in so einer Situation zu tun? Gibt es auch Chancen? Ich sage: Ja! Denn jetzt ist der Zeitpunkt für eine Neuausrichtung von Prozessen und Abläufen gekommen. Es gilt zu überlegen, welche Strukturen neu aufgesetzt werden können, um mehr Transparenz, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit zu erreichen.

Wir wollen Gastgeber sein – dafür brauchen wir Zeit, die wir in der gewohnten Arbeitsweise mit geringerer Teamschlagkraft nicht zur Verfügung haben. Optimierung zum Wohle aller darf jetzt geschehen, um den Betrieb zukunftsfähig aufzustellen – das gelingt allen voran mit digitalisierten Prozessen.

Unternehmer brauchen Tools für den Gesamtüberblick

Eine wichtige Erkenntnis aus der Pandemie ist, dass Digitalisierung auch in Krisenzeiten zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Digitalisierung kommt allen Akteuren zugute, sowohl den Gastgebern selbst als auch ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie den Gästen – dennoch herrscht Uneinigkeit über das Wann und das Wie viel. Vielen geht es noch nicht schnell genug, andere zögern bei dem Gedanken, dass analoge Gewohnheiten nicht mehr zeitgemäß sein sollen.

Dennoch: Die Unternehmer haben so vielfältige Aufgaben, dass sie nicht immer und überall zugleich sein können. Sie benötigen „Werkzeuge“, die es ihnen ermöglichen, festzustellen, wo es läuft und wo es Schwierigkeiten gibt. Hinter dieser zentralen Übersicht sämtlicher Unternehmensbereiche werden die Abläufe vom Einkauf über die Produktion bis zum Verkauf und dem Lagerbestand im Backoffice abgebildet.

Digitale Tools helfen Unternehmerinnen und Unternehmern, wichtige Fragen zu beantworten, beispielsweise: Muss vor Ort in der Küche produziert werden, oder geht es auch dezentral im Cook-&-Chill-Verfahren? Zur Beantwortung sollten die Kommunikationswege und Schnittstellen detailliert abgestimmt sein.

Im Frontoffice können durch digitalisierte Prozesse Reservierungen, Außer-Haus-Bestellungen, Tischpläne und Durchschnittsbons eingesehen werden. Die Verwaltung ist ebenfalls angeschlossen: durch digitale Personalakten, individualisierbare Schichtpläne bis zur Vorbereitung für die Lohnbuchhaltung – alles erfolgt in einem geschlossenen System, in dem nichts mehr verloren geht. Direktes Eingreifen in Echtzeit ist ebenfalls möglich.

Agile Arbeitswelt auf Augenhöhe

Wie profitieren die Mitarbeitenden? Die Generationen X, Y und Z sind mit digitalen Tools aufgewachsen. Berührungsängste haben sie nicht, im Gegenteil: Diese machen ihnen Spaß und entsprechen ihrem Kommunikationsverständnis. Sie wissen es zu schätzen, dass sie per Klick in Ergebnisse eingebunden werden können, um auch mehr Verständnis zu entwickeln und unternehmerische Verantwortung übernehmen zu können.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Babyboomer-Generation kennen dafür oft die Zusammenhänge besser, weil sie meist schon mehr Erfahrung mitbringen. Dieses Wissen können sie an jüngere Kollegen weitergeben, im Gegenzug erhalten sie Unterstützung in der Handhabung digitaler Tools. Auf diese Weise entsteht eine agile Arbeitswelt auf Augenhöhe, in der jeder und jede vom anderen profitiert.


Tipps zum Umgang mit dem Fachkräftemangel

Einer Tatsache muss die Branche ins Auge schauen: Die fehlenden Mitarbeiter kommen im erforderlichen Umfang für bisherige Organisationsstrukturen nicht mehr zurück. Somit bleibt nur die Gestaltung eines zukunftsfähigen Betriebs. Es wirkt wie eine Mammut-Aufgabe, wenn alle Bereiche zeitgleich angegangen werden sollen. Daher empfehlen sich folgende Maßnahmen:

  • Leiten Sie den Change-Prozess ein, indem Sie Ihre Mitarbeitenden einbeziehen.
  • Gründen Sie eine Arbeitsgruppe, die Themenfelder definiert und entsprechende Lösungen dafür erarbeitet.

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg dieser Transformation ist die Einbindung der Menschen. Wenn neue Wege nicht von den Akteuren befürwortet und unterstützt werden, sind sie zum Scheitern verurteilt, da sie nicht akzeptiert werden. In diesem Prozess sollten Ängste überwunden und Vertrauen in den Nutzen neuer Tools in den Vordergrund gerückt werden. Somit ist eine sorgfältige Vorbereitung ein wesentlicher Schritt zum Erfolg.

  • Binden Sie die digitale Strategie in die Unternehmenskultur Ihres Betriebes ein.
  • Machen Sie es zum Aushängeschild, dass Sie zukunftsorientiert agieren.

Auf diese Weise gewinnen Sie die Mitarbeiter, die sich gern damit beschäftigen und Freude an der eigenen Entwicklung haben. Transparenz schafft Vertrauen und Engagement. Der Betrieb wird als nachhaltig wahrgenommen – ein Gütesigel, das von wachsendem Unternehmenswert ist. Auf diese Weise loyalisieren Sie Mitarbeiter und Gäste.


Für Gäste haben digitalisierte Prozesse einen Nutzen, wenn Vorlieben bereits im System hinterlegt sind, zum Beispiel der Lieblingsplatz im Gastraum oder der Lieblingswein, der bereits gekühlt bereitsteht. Die Möglichkeit, bargeldlos zu zahlen, setzen viele Gäste außerdem voraus. Mithilfe von QSR-Konzepten kann die Bestellung zudem deutlich schneller aufgegeben werden, zum Beispiel durch eine per QR-Code hinterlegte Speisekarte. Das hat Vorteile für alle: Fehlbeträge müssen nicht verzweifelt gesucht werden, der Mitarbeiter rechnet nach Dienstschluss sehr viel schneller ab, und der Gast begleicht seine Rechnung mit Hilfe seines Smartphones oder per Bankkarte. Sicher und hygienisch.

Durch digitalisierte Prozesse eröffnen sich neue Kommunikationswege und mitunter auch neue Zielgruppen – ob mit Social Media für die emotionale Bildsprache, mit einer funktionalen Webseite, auf der alle Services online abrufbar sind, oder mit dem personalisierten Newsletter. Daher mein Plädoyer, die Digitalisierung für alle Bereiche zu nutzen, in denen Menschen nicht zwingend notwendig sind. Sobald es sich eingespielt hat, werden Prozesse schneller und zuverlässiger, Manpower wird frei für das, was wir am liebsten tun: Gastgeber sein. Hier werden Kosten kalkulierbar gehalten und Gewinn erwirtschaftet.

Bettina von Massenbach, Oyster Hospitality Management und FCSI Deutschland-Österreich (Bild: privat )


Zur Autorin

Bettina von Massenbach, Beraterin und Inhaberin von Oyster Hospitality Management, ist verantwortlich für das Vorstandsressort Presse & Öffentlichkeitsarbeit beim Beraterverband FCSI Deutschland-Österreich.


 

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