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StartHotel+TechnikGastro & KücheDigitaler Frühstücks-Check-in bei Prizeotel: Mehr Muße am Morgen

Digitaler Frühstücks-Check-in bei PrizeotelMehr Muße am Morgen

Wie lässt sich der Frühstücks-Check-in so organisieren, dass die Gäste zügiger
registriert werden und ganz in Ruhe in den Tag starten können? Dieser Frage ging Prizeotel nach und setzte eine digitale Lösung um, die noch weitere Vorteile bietet.

Morgens um halb sieben in Deutschland: Es ist noch recht leer, aber die ersten Hotelgäste machen sich auf den Weg zum Frühstück. Entweder am Eingang oder beim Bestellen des Kaffees oder Tees kommt die obligatorische Frage nach der Zimmernummer, und die Mitarbeitenden haken den Gast ab. Diesen Frühstücks-Check-in hat Prizeotel bis vor gut zwei Jahren rein auf ausgedruckten Papierlisten durchgeführt. Seitdem findet der Prozess digital mithilfe einer Web-App statt.

„Für uns war es erst einmal wichtig, von den analogen Frühstückslisten wegzukommen, um den Job-Alltag unserer Teammitglieder zu erleichtern und ihnen dadurch die Möglichkeit geben zu können, sich noch mehr auf die Kommunikation mit dem Gast konzentrieren zu können“, sagt Michael Nemecek, Chief Operating Officer (COO) von Prizeotel.

„Wir sind der Meinung, dass es extrem wichtig ist, dass der Gast gerade in der Früh herzlich von einem gut gelaunten Teammitglied begrüßt wird und vielleicht auf dem Weg zum Frühstücksbüfett noch ein paar gute Tipps mitgegeben bekommt. Das gleiche gilt natürlich für die Verabschiedung nach dem Frühstück.“ Genau das beeindrucke die Gäste, wie man immer wieder in den Bewertungen erkennen könne.

Dabei kam die Idee für die Frühstücks-App aus dem Team, wie der COO erzählt. Auf der internen Kommunikationsplattform des Unternehmens gibt es auch eine Rubrik „Ideen“. Hier hatten Teammitglieder angemerkt, dass das Unternehmen ja sehr digital unterwegs sei und gefragt, ob sich die klassischen Frühstückspapierlisten nicht digitalisieren ließen. „Daraufhin hat sich ein internes Team gemeinsam mit der Agentur Yay Digital zusammengesetzt und überlegt, was am sinnvollsten wäre und dann die Web-Applikation entwickelt.

Echtzeitdaten durch Schnittstelle zum PMS

Basis für die App war das Laravel PHP-Framework. „Ziel: eine Multi-Mandanten-Applikation, die im Browser funktioniert und jedem Hotelstandort seine eigene ­Liste mit Frühstücksgästen anzeigt“, erläutert Yay-Digital-Geschäftsführer Sven Frisch. Umgesetzt hat das Unternehmen das Projekt in gut anderthalb Monaten. Die Lösung sollte auf mobilen Devices nutzbar und an das Property-Management-System (PMS) „Sihot“ angebunden sein.

Eine Schnittstelle zum PMS greift die frühstücksrelevanten Daten ab, sodass diese auf der Frühstücks-App entsprechend aufbereitet angezeigt werden können. Dabei sind genauso viele Daten von den Gästen zu sehen wie auf einer konventionellen Frühstücksliste, wie Nemecek erklärt. „Durch die App ist sogar der Datenschutz besser, da keine Frühstückslisten offen herumliegen, auf die andere Gäste im Vorbeigehen schauen könnten.“

Zu sehen sind für die Mitarbeiter unter anderem die Gesamtanzahl der Frühstücke an dem jeweiligen Tag, wie viele Gäste schon beim Frühstück waren und wie viele Gäste noch zu erwarten sind. Außerdem ermöglicht die App, bei einem Doppelzimmer die Personen einzeln „abzuhaken“, wenn eine Person früher kommt als die andere.

Beim Frühstücks-Check-in nutzen die Serviceteams in allen Häusern von Prizeotel eine eigens entwickelte digitale Lösung. Die Web-Applikation ersetzt die ausgedruckten Papierlisten und bietet sinnvolle Analysemöglichkeiten. (Bild: Prize Holding GmbH)

Da die App mit dem PMS verbunden ist, erhalten die Servicekräfte Echtzeitdaten. So ist auch ein nachträglich gebuchtes Frühstück in den Listen direkt zu finden. Eine weitere Erleichterung sieht Nemecek in der einfacheren Bedienbarkeit. „Die Web-Applikation ist funktional und übersichtlich konzipiert.“ Man sei mehr als glücklich mit der digitalen Alternative. „Wir können es uns gar nicht mehr ohne die App vorstellen. Sie ist sehr benutzerfreundlich und erspart unseren Teammitgliedern Zeit und Nerven.“

Mobiler und flexibler agieren

Dazu kommt noch, dass die Mitarbeitenden mit der papierlosen Lösung mobiler und damit flexibler sind als vorher: Das Teammitglied kann mit den Gästen ein paar Schritte Richtung Büffet machen und ihnen zum Beispiel die Besonderheiten zeigen. „Bei Papierlisten ist dies nicht so gut möglich, da die Gäste alle durchlaufen und man dann erst zu seiner Liste zurückmuss.“

Die Daten spielt das Unternehmen in sein Business-Intelligence-Tool (BI), um sie analysieren zu können. „Wir haben einiges ausgewertet und Daten verarbeitet. Natürlich kann man verschiedene Statistiken aufstellen: wann die meisten Gäste zum Frühstücken kommen et cetera“, so Nemecek.

„Im Grunde ist unser Frühstück aber auch sehr wetterabhängig. Ist sonniges Wetter, bleiben die Gäste nur kurz beim Frühstück. Bei schlechtem oder sogar Regenwetter verbleiben die Gäste länger. Dies ist aber denke ich in allen Hotels und Restaurants so und nicht nur bei uns.“

Noch mehr Potenziale heben

Künftig ist geplant, die App an das interne BI-Tool anzubinden. So ist es unter anderem möglich, dass die Mitarbeitenden dann beim Abhaken sehen, ob ein Gast Geburtstag hat, um ihm gratulieren zu können. Zudem lässt sich die Frühstücks­auslastung live und historisch vom Management und dem Team einsehen.

„Ihr volles Potenzial hat diese App noch gar nicht erreicht“, so Sven Frisch. Deshalb plane man eine noch tiefere Integration in das PMS, sodass „Gäste in Zukunft nur noch ihre Zimmerkarte an ein Terminal halten müssen, um sich für das Frühstück anzumelden oder dieses sogar nachträglich zu buchen“.

Ziel der Digitalisierung sei nicht, Teammitglieder durch Technik zu ersetzen, hebt Nemecek hervor: „Eher wollen wir ihre Arbeit erleichtern, damit diese mehr ihren eigentlichen Jobs nachgehen können – sich um die Gäste kümmern und Prize-Momente schaffen können.“

Marie Christin Wiens

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