Eine Umfrage der BWH Hotels Central Europe zeigt: Tagungen bleiben gefragt – aber sie werden kompakter, kurzfristiger geplant und bevorzugt in Präsenzform durchgeführt.
Präsenzveranstaltungen dominieren weiterhin den Markt, Budgets stehen unter Druck und die Anforderungen an Tagungshotels steigen. Das sind zentrale Ergebnisse einer aktuellen Umfrage der BWH Hotels Central Europe unter rund 250 Betrieben aus den Bereichen Tagungsplanung, Messe, Event und Geschäftsreisen sowie buchende Unternehmen aus der Industrie, dem Handel und Finanzen. Das Gesamtbild stimme optimistisch und zeige nach den tiefgreifenden Einschnitten der Corona-Jahre einen Aufwärtstrend: Das erwartete Gesamtbuchungsvolumen steige um 3,92 Prozent.
Präsenzveranstaltungen dominieren die Nachfrage
Ein eindeutiges Bild zeichne die Frage nach der Veranstaltungsart: Hier geht der Trend mit 78 Prozent zu Veranstaltungen in Präsenzform, lediglich acht Prozent der Befragten präferieren digitale Formate und zwölf Prozent hybride. Gebucht werden in 58 Prozent der Fälle Tagungshotels und in rund zwölf Prozent Eventlocations. Inhouse-Räumlichkeiten in Unternehmen direkt finden in rund 20 Prozent Verwendung.
Aufschlussreich seit laut BWH Hotels auch der Blick auf die geplanten Teilnehmerzahlen. Rund 42 Prozent nehmen Veranstaltungen bis 25 Personen ein, gefolgt von 35 Prozent zwischen 26 und 50 Teilnehmern.
Kurze Reaktionszeiten erwartet
An der Gruppengröße orientiert sich der Umfrage zufolge auch der Buchungszeitraum. Je kleiner die Gruppe ist, desto kurzfristiger wird gebucht. Bis 25 Personen in der Regel drei Monate vorher, darüber beträgt der Buchungsvorlauf acht bis zwölf Monate.
„Flexibilität, Schnelligkeit und maßgeschneiderte Angebote sind entscheidende Erfolgsfaktoren.“
Thomas Zubac, Director MICE & Group Sales bei BWH Hotels Central Europe
Eine schnelle Reaktion erwarten Gäste bei der Erstellung von Angeboten. 65 Prozent der Tagungsplaner oder direkt buchenden Unternehmen wünschen sich ein Angebot innerhalb von 24 Stunden. Gebucht wird von 84 Prozent der Befragten direkt im Tagungshotel, 16 Prozent nehmen den Weg über einen Event- oder Tagungspartner.
„Die Ergebnisse unserer Umfrage unterstreichen eine klare Entwicklung, die für Hotels mit Tagungskapazitäten von großer Bedeutung ist“, erläutert Thomas Zubac, Director MICE & Group Sales bei BWH Hotels Central Europe. „Der Trend geht zu persönlicheren Präsenzveranstaltungen mit kurzen Vorlaufzeiten und hohen Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit. Für die Hotellerie bedeutet das: Flexibilität, Schnelligkeit und maßgeschneiderte Angebote sind entscheidende Erfolgsfaktoren.“
Steigender Kostendruck und reduzierte Budgets
Die größten Herausforderungen sehen die Umfrageteilnehmer in steigenden Kosten (75 Prozent) und reduzierten Budgets. Rund die Hälfte der Befragten berichtet von sinkenden Budgets und Veranstaltungszahlen, nur drei Prozent haben ihre Investitionen erhöht. Weitere Problemfelder sind die Verfügbarkeit geeigneter Locations sowie Personalmangel in den internen Veranstaltungsabteilungen. red/sar