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StartHotel+TechnikDigitale AnwendungenBestelltechnologie::So können Hoteliers von Selfordering profitieren

BestelltechnologieSo können Hoteliers von Selfordering profitieren

In der Gastronomie hat sich das sogenannte Selfordering schon bewährt und gilt als Umsatzbringer. Auch für die Hotellerie können digitale Bestell- und Kassensysteme mit dieser Funktion durchaus interessant sein.

Die Coronapandemie traf den gast­gewerblichen Arbeitsmarkt mit voller Wucht. Die Branche hat mitt­lerweile schätzungsweise 100.000 sozial­versicherungspflichtige Mitarbeitende an andere Berufssparten verloren. Folgen davon waren unter anderem verschobene Restaurantöffnungen direkt nach Aufhebung des Lockdowns und daran anschließend verkürzte Betriebszeiten. Zahlreiche Unternehmerinnen und Unternehmer nutzten die Zwangspause für Umstrukturierungen im Betrieb, speziell auf Basis von digitalen Systemen.

Softwarelösungen können zwar keine Fachkräfte finden oder ersetzen, sie können jedoch viel Zeit und lange Laufwege ersparen und den gesamten Ablauf in entspanntere Bahnen lenken. Zimmerbuchungen, Check-ins und Check-outs inklusive Bezahlung und Schlüsselsysteme sind beispielsweise mit der Hotelsoftware von Softtec möglich. Speziell in der Gastronomie bringen Profikassensysteme wie das des Herstellers Orderbird mit Funkbonierung und kontaktlosem Bezahlen eine Erleichterung in den Betriebsablauf.

Gäste bestellen smart

Das neue Zauberwort, wenn es um die Entlastung des Personals geht, lautet „Selfordering“: Der Gast vermittelt mit Hilfe seines Smartphones oder über die digitale Gästemappe auf dem Zimmer kulinarische Wünsche an den Roomservice oder gibt Tischreservierungen an die Bar, ins Restaurant oder in den Wirtsgarten weiter. Die Buchung von Spa-Behandlungen ist ebenfalls möglich. Das System soll nicht nur bequem sein; idealerweise können mit den Lösungen sogar höhere Umsätze generiert werden. Mit dem neuen iPad-Kassensystem „Lightspeed Restaurant“ etwa lassen sich Hotel, Restaurant, Bar und Terrasse konstant miteinander verbinden, sie werden in Echtzeit synchronisiert. Das Payment-Tool ist dabei voll­ständig eingebunden, die Lösung „Order Anywhere“ oder das Selfordering-Tool „Menu“ sind als zubuchbare Add-ons in die Plattform eingebettet.

Selfordering – nicht zu verwechseln mit Selbstbedienungsservice – hilft, Betriebsabläufe zu optimieren. Der Vorteil solcher Systeme im Hotel ist die Umgehung der Hemmschwelle für den Gast, der nicht erst das Zimmertelefon bedienen muss – falls es überhaupt noch eines gibt. In schlecht einsehbaren Bereichen wie dem Biergarten, im Konferenzraum oder im Veranstaltungssaal fällt zudem vor allem das Warten auf die Servicekraft weg. Systeme wie „Amadeus360 beispielsweise, mit dem Jochen Peter, Gastgeber im Hotel Seerose in Mittelfranken arbeitet, sorgen für ein Ineinandergreifen verschiedener Anwendungen wie Kasse, Kassenbuch, Onlineshop, Self-Ordering und Küchenmonitoring. „Damit federt man nicht nur den Personalmangel ab, sondern erleichtert sich und den Mitarbeitenden auch den Alltag“, erläutert Peter.

Welche Vorteile bieten die Tools?

Speziell der Ablauf bei Seminaren funktioniere mithilfe der digitalen Betriebssteuerung gut: Die Teilnehmenden scannen einen QR Code am Tisch und bestellen – erst dann geht der Service in den Raum und serviert. So minimierten sich ungewollte Störungen, was besonders bei den vielen Hochzeiten im Haus ein echter Pluspunkt sei. Und: Der Hotelier braucht mit dem Kassensystem und der digitalen Betriebssteuerung inklusive Onlineshop­lösung weniger Personal. „Wo ich sonst am Abend zwei Personen permanent im Service haben musste, reicht jetzt eine – und die andere Kraft kann früher Feier­abend machen oder sich anderen Aufga­ben widmen.“

Gleichzeitig sei die Zahl der Bestellungen höher als wenn das Personal jedes Getränk einzeln aufnehmen muss. Bei dem Selfordering-Modul von „Amadeus 360“, dem Kassensystem mit Unternehmenssteuerung dsr Herstellers Gastro-mis, werden alle Artikel direkt aus dem Kassensystem gezogen und abwei­chende Angaben für einzelne Verkaufs­stellen einfach im selben Datensatz hinterlegt. Dadurch sind Preise, Informa­tionen und Darstellungen immer aktuell, und der Pflegeaufwand für den Gastgeber wird auf ein Minimum reduziert. Die Be­stellungen werden direkt auf die Monitore in Küche und Ausschank geleitet, zudem schließt sich die Buchführung durch die sofortige Weiterleitung ins Kassenbuch nahtlos an.

Gute Erfahrungen mit Self-Ordering hat auch Emmeran Haller im Hotel Schäfflerwirt in Aschheim gemacht. Der traditionelle Betrieb, der schon seit 1896 von der Familie geführt wird, nutzt seit dem ersten Lockdown vor zwei Jahren die cloudbasierte All-in-One-Lösung von Gastronovi: „Für uns war das genau die richtige Entscheidung.“ Dazu war kein teurer neuer Server nötig, keine weitere Hardware – Haller brauchte lediglich Han­dys für die Kellner, eine feste Touchkasse und einen Drucker. Updates laufen automatisch ab und sind auf jedem genutzten Gerät sofort verfügbar. Wobei die Einweisung des Personals einfach, ja selbsterklärend war, wie er sagt. Neben dem Kassensystem werden im Schäffler­wirt auch die Kundenbindungs­program­me und das Speisekarten-Modul genutzt, ebenso wie die Schnittstelle zur Personal­software, zu Datev und PayPal. Begeistert ist Haller speziell vom Selfordering. Das Hotel hat 46 Zimmer, eine Wirtsstube mit 50 Plätzen, die Schäfflerstube für bis zu 70 Personen zum Frühstück und bei Veranstaltungen, zudem gehören ein Biergarten und eine Terrasse dazu.

Die Gäste scannen mit ihrem Smartphone die Speisekarte per QR Code, der Bon dazu kommt in der Küche oder an der Schank­theke heraus. Besonders geeignet sei das System für die Grillhütte im Garten, wo bis zu zwölf Gäste ihr Essen selbst grillen und den Getränkenachschub ebenfalls über den QR Code ordern können. Auch die Bezahlung kann digital erfolgen. „Das System schlägt von sich aus sogar Trinkgeld vor, was von den meisten Gästen genutzt wird. Außerdem können wir Rechnungen aufs Gästesmartphone schicken.“ Ergänzendes Geschäft bringt der Onlineshop, der mit Hilfe des Systems über die Website funktioniert. „Der Mehrwert ist ganz klar die Zeit, die man sich spart, vor allem im Sommer im Biergarten wenn’s brennt“, betont Haller. „Wir sparen uns kein Personal, das möchte ich auch gar nicht, aber wir haben mehr Zeit für unsere Gäste und können sie besser betreuen.“

Chatten mit der Rezeption

Eine Alternative gibt es im Hotel Ameron Motorworld München, wo 156 Gästezimmer die historische Lokhalle anno 1916 mit ihren Eventflächen und Showrooms exklusiver Fahrzeugmarken umrahmen. Darunter sind drei ebenerdige Car- und Bike-Studios mit einsehbarer Privatgarage hinter Glas direkt am Hotelzimmer, die vom hauseigenen Restaurant etwas entfernt liegen. Neuester Hit ist das Carthago Studio, ein Wohnmobil vor dem denkmal­geschützten Motorworld-Gebäu­de mit ei­ge­ner Terrasse. Selfordering ist also schon wegen der langen Wege hilfreich.

Das Hotel arbeitet dafür mit der digitalen Gästemappe „Betterguest“ von Betterspace, in die die Speisekarte des Hauses eingebunden wurde. Die Gäste können im Hotelzimmer das kulinarische Angebot des Hauses checken und gleich den Tisch im Restaurant „Bacio della Mamma“ reservieren. Das läuft, wie Lena Bronst, Junior Front Office Managerin, erläutert, per Link über die Internetseite des Hotels. Komfortabel sei zudem die Möglichkeit, sich per In-Room-Tablet Gerichte und Getränke aufs Zimmer zu bestellen. Das funktioniert per Chat-Funktion, wobei die Roomservice-Order des Gastes bei der Rezeption des Hotels ankommt: „Die Nachricht poppt bei uns auf, wir können für Details und spezielle Wünsche mit dem Gast chatten und geben die Info dann an die F&B-Abteilung weiter“, sagt Bronst. „Das Ganze ist für uns einfach zu handeln und schnell abzu­wickeln.“

Speziell beim Frühstück wird das Selfordering oft genutzt, auch abends vor allem für Drinks von der Bar. Dabei ist das Kassensystem hier nicht angeschlossen, bezahlt wird über die Zimmerrechnung.

„Man kann das System allerdings weiterdenken“, betont Benjamin Köhler, CEO von Betterspace in Ilmenau. Denn durch die Anbindung anderer Anbieter, wie Kassensysteme, kann der Bestellprozess im Hotel ausgedehnt werden. Wird neben dem Property-Management-System das Kassensystem an die digitale Gästemappe angebunden, kann das Absenden der Bestellung mit der digitalen Gästemappe auch eine ganze Prozesskette auslösen. Was bedeutet, dass die Bestellung in das Kassensystem übermittelt und gleichzeitig der Bon-Druck in der Hotelküche ausgelöst wird. Selfordering, mit welchem System auch immer, ist kein Allheilmittel. Aber es kann je nach Betrieb eine spannende Lösung sein.

Karin Gabler

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