Präsenz statt digital, Tagungshotel statt Alternativlocation: Eine Umfrage von BWH Hotels zeigt, dass sich an den Grundpräferenzen im Mice-Geschäft wenig ändert – wohl aber an der Planung.
Präsenzveranstaltungen in klassischen Tagungshotels dominieren weiterhin das Mice-Geschäft. Das geht aus einer aktuellen Umfrage von BWH Hotels Central Europe unter 261 Tagungsplanern, Hoteleinkäufern und Eventorganisatoren aus Unternehmen und Agenturen hervor. Demnach wollen 60 Prozent der Befragten ihre Tagungen und Seminare 2026 hauptsächlich in Tagungshotels durchführen. 79 Prozent aller Veranstaltungen finden in Präsenz statt, hybride Formate kommen auf rund elf Prozent, rein digitale auf acht Prozent.
Am häufigsten gebucht würden Tagungen, Seminare und Workshops. Dabei bleibt die Struktur der Veranstaltungen kompakt: 76 Prozent finden mit bis zu 50 Teilnehmern statt. Mehr als die Hälfte dauert ein bis zwei Tage mit einer Übernachtung, rund ein Viertel sind reine Tagesveranstaltungen.
Kostendruck führt zu gezielterer Planung
Trotz wirtschaftlicher Unsicherheiten bleibt das Veranstaltungsbudget laut der Umfrage bei 41 Prozent der Befragten unverändert. Gleichzeitig reduzieren 42 Prozent die Anzahl ihrer Veranstaltungen. Im Vergleich zum Vorjahr zeige sich damit eine Verschiebung: Statt pauschaler Budgetkürzungen reagierten Unternehmen mit einer gezielteren Auswahl und Planung. „Unternehmen sparen nicht grundsätzlich am persönlichen Austausch. Sie planen selektiver, bündeln Veranstaltungen und achten stärker auf Effizienz und Kostenkontrolle“, sagte Thomas Zubac, Director Mice & Group Sales bei BWH Hotels Central Europe.
Bei der Hotelauswahl stehen Preis, Lage und Erreichbarkeit weiterhin im Vordergrund. Gleichzeitig gewinnen Nachhaltigkeit und der Einsatz von KI an Relevanz. Von den Veranstaltungsorten erwarten die Befragten zudem schnelle Reaktionszeiten, persönlichen Service und flexible Lösungen.
Reaktionszeit als Wettbewerbsfaktor
Ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Geschwindigkeit in der Kommunikation ist für Veranstaltungsplaner ein zentrales Kriterium. 57 Prozent der Befragten erwarten eine Reaktion auf ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden, für weitere 33 Prozent ist eine Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden ausreichend.
„Die Umfrage bestätigt, dass unser Versprechen, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, den Erwartungen der Mehrheit des Marktes entspricht“, sagte Aniko Diederich, Team-Leitung Mice Desk bei BWH Hotels. Mit einer zusätzlichen Express-Anfrage, die eine Rückmeldung innerhalb von 60 Minuten garantiere, wolle man bei besonders zeitkritischen Anfragen ein zusätzliches Angebot schaffen. red/sar