Bei der Auswahl von Softwarelösungen stehen Flexibilität und Konnektivität im Vordergrund. Über neue Möglichkeiten auch durch KI spricht Barbara Spitaler vom Software House Asa im Interview.
Frau Spitaler, wenn Hoteliers über Kostensteigerungen klagen, wird ihnen stets empfohlen, die Digitalisierung im Betrieb zu optimieren. In welchem Bereich lässt sich damit der größte Einspareffekt erzielen?
Barbara Spitaler: Diesen einen Bereich mit dem größten Effekt gibt es so nicht. Genauso macht es keinen Sinn, der Digitalisierung wegen zu digitalisieren. Der Vorteil liegt in der Summe der vielen, mithilfe der digitalen Tools optimierten Prozesse. Es gleicht nicht jeder Betrieb dem anderen und auch bei den Arbeitsprozessen gibt es große Unterschiede. Jedes Hotel funktioniert anders. Insofern muss der Nutzen aus der Digitalisierung von Prozessen individuell analysiert und beurteilt werden.
Welche Hotelkategorie hinkt beim Einsatz von Softwarelösungen in der Gästekommunikation am meisten hinterher?
Das kann man nicht an der Hotelkategorie festmachen. Es gibt unabhängig von Kategorien Betriebe, die sehr viel tun, bei anderen passiert weniger. Ganz grundsätzlich ist insbesondere in der Ferienhotellerie das Thema Guest-Experiences sehr präsent. Von Hotels wird erwartet, dass sie auf Anfragen schnell und fundiert antworten, flexibel sind und auf individuelle Wünsche eingehen. Digitale Tools in der Gästekommunikation helfen dabei, diese Prozesse transparent zu strukturieren, effizienter zu gestalten und zu beschleunigen.
Welche neuen Entwicklungen greifen Sie derzeit auf?
Zuletzt haben wir in unserer Software Asa Hotel die elektronische Rechnung für Deutschland aufgenommen. Zudem haben wir mit Asa Pay eine 360-Grad-Verwaltung aller Zahlungsprozesse im Hotelalltag entwickelt. Dauerbrenner in der Branche sind Themen wie Gästevorlieben oder Nahrungsunverträglichkeiten. Entsprechende Lösungen dafür enthielt bei uns schon die Asa-Version von 1990. Natürlich hat sich seitdem vieles weiterentwickelt. In den vergangenen Jahren sehen wir auch eine Steigerung der Anzahl von Schnittstellen zu E-Ladestationen. Was ebenfalls sehr häufig angefragt wird, sind umfangreiche Schnittstellen zu diversen Onlinebuchungsportalen, mit denen Verfügbarkeiten, Preise, Buchungen und Anzahlungen ausgetauscht werden.
Gibt es Tools, die ausschließlich auf die Stadthotellerie zugeschnitten sind?
Unsere Software ist modular aufgebaut und passt sich den Bedürfnissen des jeweiligen Betriebs an. Unterschiede zwischen der Ferienhotellerie und der Stadthotellerie gibt es insbesondere beim Thema Revenue Management. Dieses ist in der Stadthotellerie schon viel länger präsent als in der Ferienhotellerie, wo es aber in letzter Zeit immer öfter diskutiert und umgesetzt wird.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von Asa Hotel für einen Hotelbetrieb?
Die Vorteile lassen sich schwer beziffern, insbesondere weil jeder Betrieb mit anderen Voraussetzungen startet und sich von anderen unterscheidet. Sie liegen aber vor allem in der Ersparnis von Zeit beim Personal, in der Steigerung der Effizienz des Betriebs sowie der Qualität der Abläufe mit sinkenden Fehlerquoten. Ein weiterer Mehrwert liegt im Aufbau eines umfassenden Datenpools, aus dem sich gerade hinsichtlich Strategie- und Angebotsentwicklung sowie CRM-Optimierung sehr viel ableiten lässt.
Wie sicher sind die Systeme in Bezug auf Datenschutz?
Die Software kann sowohl inhouse als auch als native Cloud-Anwendung genutzt werden, die in einem Rechenzentrum in der EU gehostet wird. Beim Datenschutz setzen wir in Abstimmung mit den jeweiligen IT-Partnern unserer Hotelkunden auf höchste Sicherheitsstandards. Außerdem haben wir für die Verwaltung der Gästedaten Tools für die Einholung von Datenschutzeinwilligungserklärungen entwickelt und Automatismen für die Löschung und Anonymisierung von Gästedaten umgesetzt, sodass hier nicht händisch eingriffen werden muss.
Welche Rolle spielt KI bei Ihnen, und welche wird sie künftig spielen?
Wir nutzen KI vor allem, um die Gästekommunikation effizienter zu gestalten. Zukünftig sehe ich noch sehr viel Potenzial in der Datenanalyse mithilfe von KI. Dafür muss aber als Voraussetzung die Datenbasis sauber strukturiert sein. Genau hier unterstützen wir Hotelbetreiber. Denn in der Software sammeln sich Informationen aus verschiedenen Bereichen des Hotels. Unsere Aufgabe ist es, diese mit intelligenten Datenmodellen so aufzubereiten, dass aus den Daten möglichst aussagekräftige Schlussfolgerungen gezogen werden können. Diese wiederum ermöglichen es dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wie viel Zeit sollte ein Hotel einplanen, um seine Software komplett auf Asa umzustellen?
Wir stellen immer wieder fest, dass unsere Kunden von der Einfachheit überrascht sind. Bei größeren Betrieben gilt es anfangs zu analysieren, welche Systeme bereits im Hotel im Einsatz sind und angebunden werden müssen. Bei kleineren Betrieben hingegen laufen Einrichtung und Umstellung innerhalb weniger Tage ab. Betriebe mit mehreren Abteilungen wie Spa, Restaurant und einem Veranstaltungsbereich haben unterschiedliche Abläufe und müssen entsprechend individuell geschult werden. Unsere Experten sind meist bei den ersten Check-ins, Spa-Buchungen und Veranstaltungen vor Ort anwesend und unterstützen in Echtzeit.
Wie kompatibel sind die einzelnen Komponenten mit bestehender Hotelsoftware?
Ein entscheidender Vorteil ist, dass die Software sehr flexibel ist bei Schnittstellen zu anderen Systemen. Insgesamt gibt es mehrere hunderte Schnittstellen – von der Anbindung an Gästekorrespondenzsysteme über Reservierungsportale und Buchhaltungstools bis hin zu Systemen wie E-Ladesäulen und intelligenten Heizungen. Ist ein gewünschtes System noch nicht vorhanden, bieten wir einen flexibel konfigurierbaren Datenaustausch und diverse Standardschnittstellen.
Zur Person
Barbara Spitaler ist in der Geschäftsführung des Hotelsoftware-Anbieters Asa tätig. Das Unternehmen wurde 1989 in Kaltern in Südtirol/Italien gegründet und ist nach eigenen Angaben seit vielen Jahren mit der Softwarelösung Asa Hotel Marktführer in seinem Heimatmarkt. Heute nutzen Betriebe in Deutschland, Österreich, Italien und der Schweiz die modular einsetzbare Hotelmanagementsoftware. Ein breites Netz an Experten steht den Kunden als Ansprech- und Servicepartner in den jeweiligen Ländern zur Verfügung.