Ab 2025 sind elektronische Kassensysteme meldepflichtig. Altgeräte müssen bis Ende Juli registriert werden, neue innerhalb eines Monats – sonst drohen Strafen.
In bargeldintensiven Branchen sind Steuerpflichtige bisweilen versucht, es mit der Angabe der Umsätze nicht ganz genau zu nehmen. Das möchte die Finanzverwaltung verhindern und nutzt die zunehmende Digitalisierung, um weniger Regelbewussten das Handwerk zu legen. Nach der Einführung der Pflicht, elektronische Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu versehen, folgt nun ein weiterer Schritt: Alle im Betrieb eines Unternehmens vorhandenen elektronischen Kassensysteme müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden.
Stichtag ist der 31. Juli 2025
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hatte bereits zum 1. Januar 2020 die Kassenmeldepflicht eingeführt. Aufgrund technischer Schwierigkeiten bei der Umsetzung wurde die Mitteilungspflicht bis zum 31. Dezember 2024 ausgesetzt. Nun aber steht das Meldesystem seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Bis zum 31. Juli 2025 müssen daher die Daten für alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften meldepflichtigen Systeme übermittelt werden. Für nach dem 30. Juni 2025 erworbene Aufzeichnungssysteme gilt jeweils eine gesetzliche Anmeldefrist von einem Monat nach Anschaffung. Innerhalb eines Monats sind auch Änderungen der Verhältnisse oder eine endgültige Außerbetriebnahme zu melden.
Mitteilungspflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, mit denen auch bare Geschäftsvorfälle verwaltet werden können. Dies gilt unabhängig davon, ob Bargeld als Zahlungsmittel noch akzeptiert wird. Unter die Mitteilungspflicht fallen damit klassische Registrier- und Cloudkassen, aber auch Softwaresysteme mit integriertem Kassenmodul. Reine Eingabegeräte, zum Beispiel Handhelds, müssen nicht gemeldet werden. Meldepflichtig sind alle erworbenen sowie alle (auch kurzzeitig) gemieteten und geleasten Kassensysteme.
Die Mitteilung muss je Betriebsstätte erfolgen; bei jeder Meldung sind sämtliche in der Betriebsstätte im Einsatz befindlichen meldepflichtigen Systeme aufzuführen. Die Übermittlung selbst kann per Elster-Portal oder über eine Schnittstelle an die Finanzverwaltung erfolgen.
Gesetzlich nicht vorgesehen sind eine Befreiung von der Mitteilungspflicht oder Härtefallregelungen, die Mitteilungen in Papierform gestatten. Bei einem Verstoß kann das Finanzamt zwar keine Bußgelder verhängen, aber es drohen negative Konsequenzen, etwa häufigere Betriebsprüfungen.
Das muss gemeldet werden
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Inbetriebnahme beziehungsweise Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder sonstige Änderungen daran sollten immer in die Verfahrensdokumentation aufgenommen werden.
Zum Autor
Frederic Sattler, Rechtsanwalt beim ETL Adhoga Verbund in Essen, ist auf die Beratung von Hotels und Gaststätten spezialisiert.