Die Pandemie und ihre Folgen, der Krieg in der Ukraine sowie die damit verbundene Energiekrise bedrohen weiterhin die Wirtschaftlichkeit der Branche. Progros-Geschäftsführer Jochen Oehler ist überzeugt, dass Hotels ohne agile und verschlankte Prozesse künftige Krisen nicht mehr meistern werden.
Die Hotellerie bezeichnet sich selbst gern als Industrie, ist aber weit davon entfernt, wie Industrieunternehmen zu agieren“, sagt Jochen Oehler, seit 1999 CEO des Einkaufs- und Beratungsunternehmens für die Hospitality Progros. Er kennt die Branche wie kaum ein anderer und scheut sich nicht, den Finger auf die Wunde zu legen. Einen Ansatz, Hotels besser aufzustellen, sieht der Manager darin, den Gedanken eines optimierten Lean Managements aufzugreifen.
"Als der Begriff Lean Management in den 1990er-Jahren aufkam, wurde er durch die Rationalisierungs- und Sparprogramme des damaligen Opel-Chefs José Ignacio López schnell negativ behaftet, weil sie zu desaströsen Qualitätsverlusten bei Opel führten", ruft Oehler in Erinnerung. Er verstehe unter Lean Management aber nicht Preisdumping und Qualitätsverluste beim Einkauf oder die Entlassung von Mitarbeitenden, sondern sinnvoll verschlankte Prozesse, die die Hotellerie insbesondere im Back-of-the-House-Bereich umsetzen müsse. Der Kostendruck sei enorm und werde weiter zunehmen. Derzeit habe die Branche noch Spielräume, um in optimierte Prozesse zu investieren, aber: "Sie muss dringend ihren Profit optimieren, ihre Netto-Rendite liegt bei nur vier bis fünf Prozent. Unternehmen wie das Pharmaunternehmen Merck warten mit 33 Prozent auf und wollen sich auf 34 Prozent verbessern, Biontech erzielt mehr als 50 Prozent."
Lean Management
Laut Duden beschreibt das Lean Management eine Unternehmensführung nach einem Konzept, das auf die zielgerichtete Gestaltung der wirtschaftlichen Aktivitäten und den Abbau unnötiger Kosten ausgerichtet ist.
Mit Automatisierung gegen Personalmangel und Kostenexplosion
Wie dramatisch die Situation geworden ist, unterstreicht auch der Progros-Preis-Index, für den ein Warenkorb mit den 44 Top-Renner-Artikeln von 200 teilnehmenden Hotels im Zeitraum Oktober 2021 bis Oktober 2022 untersucht wurde. Preise im Bereich Food stiegen um 34,9 Prozent, bei Beverage um 11,1 Prozent, bei Papierprodukten um 52,9 Prozent, bei Reinigungsmitteln um 22,1 Prozent und bei Kunststoffen und Folien um 58 Prozent. Alle Positionen zusammengezählt, ergibt sich für Hotels eine Preissteigerung von 28,4 Prozent.
"Der Einfluss der Hotellerie auf den Einkaufspreis hat gleichzeitig sehr stark abgenommen", bedauert Oehler. Preissteigerungen erfolgten heute aus Gründen, die es vor der aktuellen multiplen Krise nicht gegeben habe. So sei beispielsweise der Rohstoffpreis für Kaffee um 30 Prozent gesunken, der Einkaufspreis liege aber aktuell um 15 Prozent über den Vorjahreswerten, was unter anderem auf die Logistikkosten, Energiekosten und die Verpackung zurückzuführen sei. „"eränderungen haben heute eine sehr hohe Dynamik", so Oehler. "Wer hätte vor Kriegsbeginn am 24. Februar 2022 mit einer solchen Entwicklung gerechnet?"
Aber auch der eklatante Personalmangel schlage sich negativ aufs Business nieder. In allen Branchen gebe es zu wenige Mitarbeitende. Daher seien dringend Mittel wie Investitionen in Automatisierung und Digitalisierung nötig, um dies sowie die Kostenexplosion zu kompensieren. Beim Automatisierungsgrad lohne sich der Blick auf die Automobilindustrie, die ihre Produktionsprozesse seit Jahrzehnten kontinuierlich optimiere. "Wir sind beim Lean Management am untersten Level aller Industrien", so Oehler. "Die gute Seite für die Hotellerie daran ist aber, dass sie hier noch sehr viel Optimierungspotenzial hat."
Für die Prozessoptimierung Back-of-the-House spreche auch, dass die noch verbliebenen Mitarbeitenden so mehr für den Service am Gast zur Verfügung stehen würden. Der erste Schritt zur Automatisierung sei die Digitalisierung. Der Einsatz von Robotik in der Küche gebe Köchen mehr Zeit für Kreativität. Auch im Bar-Bereich könne Robotik sehr hilfreich sein: Ein Bot kann einen Gin Tonic mixen, wenn er dafür programmiert wurde. Der Einsatz von Service-Robotern zur Unterstützung der Servierkräfte sollte ebenfalls geprüft werden. Auch wenn sie Oehlers Meinung nach nicht der große Hebel sind, könnten sie doch an der einen oder anderen Stelle unterstützen.
Die Beschäftigten mitnehmen und Überzeugungsarbeit leisten
Im Küchenbereich lassen sich Einsparungen durch eine Straffung des Angebots oder auch durch den sinnvollen Einsatz von Convenience-Produkten erzielen. Convenience bedeute aber nicht, dass die Küche die gleiche Ware bezieht wie der Mitbewerber. "Anbieter können Rezepturen auch individuell mit dem jeweiligen Küchenchef abstimmen", so Oehler. Zudem bewahre der Einsatz vorgeschnittenen Gemüses oder vorportionierten Fleischs auch vor Lebensmittelabfall und spare Nassmüllkosten. Beziehe die Küche zum Beispiel den Jus extern, lasse sich neben der Arbeitskraft auch noch der Strom für den Kochprozess einsparen. Die Hotellerie produziere 70 Prozent ihrer Wertschöpfungsseite selbst. Das sei viel zu hoch für eine Industrie.
Ein großes Hindernis bei der Umsetzung neuer Strategien sind laut Oehler auch Führungskräfte, die in einer Sandwich-Position stecken: Sie seien dem internen Druck ausgesetzt, zu wenige oder zu wenig gut qualifizierte Mitarbeitende zu haben, und dem Druck von außen, durch steigende Gästeerwartungen, Anforderungen zur Transformation, die Digitalisierung und so weiter. Viele Hotelmanager hätten ihren Führungsstil von patriarchisch auf partizipativ umgestellt, damit verliefen sich Entscheidungen für innovative Schritte aber oft im Sand. "Die Mitarbeitenden müssen auf dem Weg zur Automatisierung mitgenommen und überzeugt werden", unterstreicht Oehler. "Da müssen Führungskräfte die absoluten Digitalisierungstreiber sein, Ängste nehmen und die Teams begleiten." Hilfreich könne es auch sein, einen Blick von außen hinzuzuziehen und beispielsweise über Berater das Changemanagement begleiten zu lassen.
Positiv wirke sich ein höherer Digitalisierungsgrad im Unternehmen auch auf den HR-Bereich aus. Zu einem schönen, modernen Arbeitsplatz passe nicht, dass in der Buchhaltung Rechnungen zusammengetackert oder aus Fächern geholt und manuell eingegeben werden müssen. Ein hoher Digitalisierungsgrad sei ein wichtiger Employer-Branding-Faktor, den Mitarbeitende heute an ihrem Arbeitsplatz erwarten würden.
Hoteliers sollten die Prozesse den Systemen anpassen und so wenig wie möglich customizen, sonst werden Updates schwieriger oder teurer.
Jochen Oehler, CEO von Progros
Ernüchtert verweist Oehler hierzu auf die Ergebnisse der im Sommer 2022 erstellten Studie "Guess '22". Sie basiert auf einer Umfrage unter 3.500 Hotels durch die Hochschule Heilbronn mit Unterstützung von Progros. Gefragt wurde unter anderem nach der Einschätzung der Hoteliers, wie hoch ihr Digitalisierungsgrad ist. So gaben lediglich 46 Prozent der Befragten an, dass ein mobiler Check-in möglich beziehungsweise dessen Einführung in den kommenden zwei Jahren geplant sei. Knapp 45 Prozent gaben an, ihr Kreditorenmanagement sowie das Bestell- und Warenmanagement sei inzwischen digital oder werde es in den kommenden zwei Jahren werden. "Was ist mit den restlichen 55 Prozent", fragt Oehler.
Reale Ersparnisse bei hohem Digitalisierungsgrad
Vor dem Hintergrund der Ergebnisse einer weiteren Studie, die eindeutig für mehr Digitalisierung spreche, ist Jochen Oehlers Frage umso berechtigter. Untersucht und mit der Stoppuhr gemessen wurde im Rahmen einer studentischen Projektarbeit, wie lange der gesamte Beschaffungsprozess bis einschließlich Freigabe, Kontierung, Ablage und Bezahlung einer Rechnung dauert und was er somit kostet. Verglichen wurde ein schwach digitalisiertes mit einem hochdigitalisierten Hotel. Auf Basis eines Mitarbeitenden, der bei 160 Arbeitsstunden monatlich 3.125 Euro verdient, wurden Arbeitskosten von 33 Cent pro Minute zugrunde gelegt. Für den nur schwach digitalisierten Betrieb schlägt der wesentlich längere Beschaffungsprozess mit 64,76 Euro Arbeitskosten zu Buche, für den stark digitalisierten mit lediglich 9,03 Euro, da dieser siebenmal schneller ist.
Ob beim Rechnungsmanagement, der Warenwirtschaft inklusive Inventur, der Zeiterfassung, der internen Kommunikation oder der Personalverwaltung: Die Digitalisierung bietet unglaubliche Zeit- und Kostenersparnisse sowie Transparenz in den Prozessen. Die IT ist heute zudem in der Anschaffung vergleichsweise günstig. "Ich habe in der Regel keine hohen Erst-Investitionskosten mehr, da die meisten Lösungen cloudbasiert und über Lizenzmodelle beziehbar sind", betont Oehler und warnt gleichzeitig, davor, bei der Digitalisierung zu sehr auf individualisierte Prozesse zu setzen: "Ich sollte meine Prozesse den Systemen anpassen und so wenig wie möglich versuchen, zu customizen, sonst werden Updates schwieriger oder teurer." Natürlich sei es einmalig ein hoher Aufwand, Prozessbereiche zu digitalisieren, aber in der Folge eine überproportionale Erleichterung. Oehler warnt eindringlich: "Die Branche muss ihr Mindset verändern und versuchen, vor die Welle zu kommen. Jetzt ist noch Zeit zum Handeln, aber nicht mehr lange."
Hinweis in eigener Sache: Mehr Know-how zum Thema gibt es ab der nächsten Ausgabe von Hotel+Technik regelmäßig – mit einem „Supply-Tipp“ in Kooperation mit Progros.
Susanne Stauß