SteuertippLetzte Rettung Eigenbeleg

Auch dem ordentlichsten Hotelier kann einmal ein Ausgabenbeleg verlorengehen. Einen Ausweg bietet hier der Eigenbeleg.

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Besonders ärgerlich ist es, wenn für einen größeren Betrag der Nachweis fehlt. Denn: Ohne Beleg keine Buchung und kein steuerlich anerkannter Betriebsausgabenabzug durch das Finanzamt. So lautet der Grundsatz. Zunächst sollte daher versucht werden, eine Rechnungskopie anzufordern. Kann diese nicht eingeholt werden, weil es beispielsweise nur der Briefmarken- oder Blumenkauf war, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg erstellt werden. Allerdings verlangt das Finanzamt dann eine ordentliche Buchführung und vor allem einen plausiblen Grund. Klar ist: Der Fiskus hegt bei Eigenbelegen stets Misstrauen, ganz besonders in wiederholten Fällen oder bei größeren Beträgen.

Auch wenn das Gesetz für Eigenbelege keine spezielle Form vorschreibt, so müssen doch bestimmte Angaben enthalten sein:

• Zweck der Ausgabe
• Betrag
• Datum der Zahlung
• Zahlungsempfänger
• kurze Beschreibung zum Sachverhalt
• eigenhändige Unterschrift des Belegausstellers
• Datum der Belegerstellung

Wurde der Betrag überwiesen, sollte dem Eigenbeleg zusätzlich der Kontoauszug beigefügt werden. Bei Barzahlungen kann es hilfreich sein, weitere Nachweise wie beispielsweise eine Briefkopie beizulegen. Auch sollte darauf geachtet werden, dass Eigenbelege zeitnah erstellt werden müssen. Bei allem darf natürlich nicht vergessen werden: Einen Anspruch auf Anerkennung von Eigenbelegen gibt es nicht. Die Finanzämter können, müssen aber in diesen Fällen den Betriebsausgabenabzug nicht anerkennen.

Für den Vorsteuerabzug genügt im Übrigen ein Eigenbeleg nicht. Hier rettet den Hotelier nur eine Ersatzrechnung, da das Umsatzsteuergesetz zwingend eine ordnungsgemäße Rechnung verlangt. Auf dieser Ersatzrechnung sollte der Hotelier dann ebenfalls kurz vermerken, dass das Rechnungsoriginal verlorengegangen ist.

 

EVA-MARIA SPINDLER
ETL ADHOGA
Verbund aus Gera, ist spezialisiert auf die Beratung von Hotels und Gaststätten;
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ETL ADHOGA Gera
Tel. 0365-826580
adhoga-gera@etl.de
www.etl-adhoga.de

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