Die „First Movers“ sind heute optimal aufgestellt

Die Anbieterlandschaft für komplette Business-Veranstaltungen ist auch im Jahr 2017 noch überschaubar. (Bild: Fotolia.com, tashatuvango)

Vor einem Jahr erlebte die MICE-Branche eine Revolution: Veranstaltungsräume, F&B, Zimmer – alles kann seitdem direkt durch den Kunden zusammengestellt und gebucht werden. Die Anbieter sollten ihre Angebote online stellen. Was ist daraus geworden? Eine Bestandsaufnahme.

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Vielen Hoteliers war die Revolution im Buchungsbereich vor einem Jahr noch eher unheimlich als willkommen: Buchungen in Echtzeit vom Computer aus, kein direkter Kontakt mehr zum Buchenden – nicht alle waren sich sicher, ob sie das gutheißen sollten. Die Kunden jedoch waren begeistert: kein langes Warten mehr in Telefonschleifen, kein Vergleichen verwirrender Angebote. Und auch die Hoteliers sahen irgendwann: Die neuen Tools sparen Zeit und Nerven und schaffen Freiräume für andere Tätigkeiten. Ein neuer Industriestandard bildet sich heraus. Aber ist dieser in Hotels auch sinnvoll umgesetzt worden? Ein Blick auf die Anbieterlandschaft fällt im Frühjahr 2017 grundlegend anders aus als noch vor einem Jahr, waren doch im ersten Halbjahr 2016 noch drei verschiedene Gruppen vertreten:

1. Kataloganbieter

Das Angebot für Hoteliers war simpel und hierdurch begrenzt. Im Print- und Onlinebereich konnten statische Angebote gelistet werden. Während Informationen über Raumgröße oder auch maximale Bestuhlungen in dieser Form zulänglich gezeigt werden können, liegt eine Herausforderung klar auf der Hand. Der Kunde erhält lediglich einen Eindruck des Angebots und nie dessen vollen Umfang. Er kann sein Angebot nicht direkt zusammenstellen, er muss eine manuelle Anfrage stellen. Im Idealfall erfolgt diese an das Hotel direkt, welches den Kunden ab hier bedienen kann. Ist ein Mittler zwischengeschaltet, bedeutet dies für den Kunden weiteren Aufwand, weitere Kommunikation und vor allem: weitere Wartezeit!In der aktuellen Situation scheint es mehr als verständlich, dass diese Form des Vertriebs immer mehr Marktanteile verliert. Die Möglichkeit, Echtzeitbuchungen vorzunehmen, lässt die Nachteile dieses Mediums noch eklatanter erscheinen.

2. Request for Proposal- (RFP-) Anbieter

Auch wenn die Mehrzahl dieser Anbieter im Onlinebereich zu finden ist, sind zwei weitere Punkte nicht generisch gegeben: Eine Grundvoraussetzung ist die Darstellung der Angebote auf einer Website nicht. Auch können bei dieser Variante Preise durch den Kunden nur angefragt werden. Zusammenstellen, Ändern, Umbauen des Angebotes – diese Möglichkeit ist nicht vorhanden. Retrospektiv wäre es für diese Anbieter vermeintlich ein kleiner technischer Schritt gewesen, eine Echtzeitfunktion zu erstellen. Kleine Schritte sind aber nicht automatisch einfach, schnell zu meistern und mit geringem Kostenaufwand verbunden.

3. Instant Book – Anfrage, Angebot und Buchung in Echtzeit ohne Zeitverlust

Meetingmarket, eine Tochter der Expedia, Inc., hat der Branche eben diesen Dienst erwiesen. Das letzte fehlende Stück zur Echtzeitbuchung wurde geliefert, Vorteile für Kunden und Anbieter wurden geschaffen. Während Zeitersparnis, Komfort, Transparenz für den Reisenden, den Veranstalter und auch den Organisator als Vorteile offensichtlich waren, taten sich viele Anbieter mit einer Erkenntnis schwer: Sie mussten gelernte Prozesse aufbrechen, neu definieren und den Angang an das Schwergewicht MICE-Geschäft verändern. Mittlerweile haben viele diesen Punkt verstanden und nun eine freie Sicht auf die Zusatzwerte:

  • Ersparnis bei Zeit und Personaleinsatz
  • Flexible Technik zum Generieren von Mehrumsätzen
  • Besseres Nachverfolgen der Ergebnisse durch lückenloses Reporting

Dauerte dieses Umdenken im Corporate- und FIT-Bereich noch Jahre, scheint nun ein Quantensprung in Lichtgeschwindigkeit geschehen zu sein. Die Tatsache, dass Best Western Deutschland das Angebot bereits im ersten Jahr der Marktpräsenz nutzt, scheint dies ebenso zu unterstreichen wie das vermehrte Engagement von Accor Hotels, das digitale Wissen im Veranstaltungsbereich zu verankern. Die Nutzung der Lösung durch zahlreiche individuelle Hotels oder Hotelketten wie Lindner Hotels & Resorts, Dorint und die Deutsche Hospitality manifestiert diese Tatsache auf Anbieterseite. Auf Kunden- und Planerseite sind mit meetago, Intergerma oder tagungshotel.com einige Branchengrößen Vorreiter einer Entscheidung – die unternehmerisch richtige Entscheidung, Technik nicht mit viel Aufwand (und zu spät) selbst zu programmieren und an den Markt zu bringen, sondern das Vorhandene durch einen Partner zu nutzen. Sie alle haben die Oberfläche von meetingmarket entweder direkt oder als White-Label-Lösung eingebaut.

„Die Zukunft ist jetzt“ mag als Schlagwort abgenutzt sein. Hier trifft es aber wirklich zu. Hoteliers und Anbieter von Veranstaltungsräumen sollten jetzt aktiv werden:

  • Analyse der aktuellen Technik – direkt beim Anbieter:
  • Welche Möglichkeiten bietet sie?
  • Welche Erfahrungen gibt es im Umfeld
  • Welche Kosten entstehen?
  • Analyse des eigenen Angebots:
  • Wie werden die Zimmerpreise abgebildet?
  • Wie wird das F&B-Angebot abgebildet?
  • Wie werden Veranstaltungsräume und Bestuhlungsvarianten dargestellt?
  • Welche technische Anbindung gibt es?
  • Umsetzung mit dem eigenen Produkt:
  • Wann wird es im eigenen Betrieb implementiert?

Natürlich beinhaltet eine Implementierung eine Veränderung der Betriebsabläufe – und jede Veränderung bedeutet kurzfristig mehr Arbeit. Langfristig bieten die neuen Tools jedoch die große Chance, Marktanteile dazuzugewinnen. |

  • So profitieren Hoteliers  von instant Book
  • MICE-Angebotserstellung: Preise und Verfügbarkeiten werden in einer Quelle eingepflegt. Und zwar für Zimmer, Veranstaltungsräume und F&B-Angebote. Pauschalen werden ebenso abgebildet wie Bestuhlungsvarianten, Auf- oder Abschläge für Gruppengrößen. Eine technische Anbindungsmöglichkeit an gängige PMS-Systeme liegt vor. Die manuelle Angebotserstellung durch Mitarbeiter entfällt. Der Kunde kann sich Angebote selbst zusammenstellen. Stellt er lieber eine Anfrage an das Hotel, kann der Mitarbeiter das Angebot schnell und automatisiert erstellen.
    MICE Yielding: Die Automatisierung von Angeboten, verbunden mit den vorhandenen Reports, erlaubt eine gute Basis für Entscheidungen zur Umsatzoptimierung.
    MICE-Onlinebuchung: Auf der eigenen Website kann eine White-Label-Lösung eingebunden werden – entweder zur Generierung von automatisierten Direktbuchungen. Aber auch eine Einbindung in das Backoffice zur Angebotserstellung durch Mitarbeiter ist möglich.
    MICE-Vertrieb: Das komplette Angebot des Hauses kann durch das Vertriebsnetzwerk angezeigt werden. Anders als bei klassischen Anbietern, die nur einen Teil der Möglichkeiten abbilden und keine aktuellen Preise übermitteln können.
    MICE-Reporting: Umsatzstatistiken können ebenso generiert werden wie Conversion Reports, um das Angebot gegebenenfalls anzupassen.
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