DatenverwaltungDigital-Asset-Management-System (DAM) im Estrel Berlin

Das Estrel in Berlin verfügt über eine Fülle an Fotos, Videos und Songs. (Bild: Estrel)

In Deutschlands größtem Hotel haben sich schier unüberblickbare Mediendaten angesammelt. Doch mit smarter Software können alle Mitarbeiter an allen Orten und zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand sein. Ein Gastbeitrag von Sebastian Picklum vom DAM-Spezialisten Canto.

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Fotos, Grafiken, Videos, Musik: Im Lauf der Jahre sammeln sich in den Datenbanken von Hotels Gigabytes um Gigabytes gespeicherter Files an. Marketingteams müssen heute nicht nur Kommunikation und Marketing nach außen adressieren, sondern auch einen hohen
internen Kommunikations- und Organisationsaufwand betreiben, der etwa aufgrund von zahlreichen Standorten entsteht. Externe Dienstleister wie Presseagenturen, Fotografen und Eventagenturen tun ihr Übriges, da sie ebenfalls in die Kommunikation und in den Austausch
von Daten involviert sind.

Dieser exponentielle Anstieg von Mediendateien erfordert neue Wege. Es ist eine große Herausforderung, während dieses steten Austauschs weder firmeninterne Vorgaben der IT-Sicherheit zu vernachlässigen, noch veraltete Versionen der digitalen Mediendateien zu verwenden. Außerdem müssen Lizenzen und die datenschutzrechtlich korrekte Verwendung
von Personenfotos sichergestellt sein, und Medien sollten so abgelegt sein, dass jeder Mitarbeiter sie problemlos auffinden kann. Mit jeder weiteren Veranstaltung, jedem neuen geposteten Bild auf der Website, jedem Social-Media-Post steigen sowohl Speicher- als auch Abstimmungsaufwand nach innen und außen.

Hintergrundinfos zu Mediendateien

Ob Fotos von Künstlern während einer Show, die Dokumentation eines Kongresses oder der neueste Imagefilm zum Hotel – all dies muss nachhaltig dokumentiert und eindeutig archiviert werden. Zur Herausforderung wurde das bei Estrel Berlin besonders dann, als älteren, vor zehn Jahren aufgenommenen Fotos kein Fotograf und keine Lizenz mehr zugewiesen werden konnte. Kann die Lizenz oder gar der Inhalt nicht eindeutig belegt werden, verschwinden die Bilder in der Bedeutungslosigkeit. Zudem verteilten sich die Quelldateien
auf Netzwerkservern und externen Speichermedien.

Der rasante Anstieg von Mediendateien in Verbindung mit dem steigenden organisatorischen
Aufwand gab im Estrel den Anstoß, die Digitalisierung der eigenen Mediendatenbank anzupacken. Zudem war das Ziel, Medien-Altbestände zu digitalisieren und schnell auffindbar zu machen, Freigabeprozesse teamintern und -extern detailliert zu regeln sowie
vorhandene Lizenzen und Einverständniserklärungen für Bild-, Video- und Tonmaterial
verfügbar zu halten. Daher musste der folgende Digitalisierungsprozess nicht nur technische, sondern auch elementare organisatorische Fragen lösen, um auch Mitarbeiterwechsel und das Einbinden neuer Dienstleister so einfach wie möglich abbilden zu können.

Inhouse-Datenbank

2018 führte Estrel Berlin ein Digital-Asset-Management-System (DAM) ein: Die Veranstaltungsbilder, Songs für Shows sowie Videodateien von Shows für Fernsehreportagen werden darin gespeichert, verschlagwortet und lizenzrechtlich eingeordnet. Im Ergebnis können die Dateien von jedem Mitarbeiter, der die Rechte dafür hat, gefunden und in den dafür lizenzierten Ländern und Kanälen geteilt oder weiterbearbeitet werden.

Derzeit umfasst das System von Estrel Berlin rund 9.000 verschlagwortete Medien, die nun zentral gespeichert, verwaltet und abgerufen werden können. Beispielsweise können Marketingteams von Hotels, die verteilt auf mehrere Standorte arbeiten, damit einfach und schnell auf ein und denselben Bestand zugreifen. Von jedem Bild ist immer die neueste
Version im System gespeichert. Duplikate werden vermieden, ebenso markengefährdende
Inhalte wie veraltete Dateien oder Logos. Soll ein bestimmtes Bild nicht mehr verwendet werden, wird es über den einmaligen Austausch im System an allen öffentlichen Stellen automatisch durch die Verknüpfung via Link mit dem Digital-Asset-Management-System ausgewechselt.

Entlastung für Marketingteams

Insgesamt arbeiten intern 60 Nutzer mit dem neuen System. Die Arbeitserleichterung im Marketingalltag wird durch zahlreiche Funktionen vereinfacht. Bequemes Teilen mit externen Dienstleistern oder Pressevertretern mit verschiedenen Rechteebenen, automatisches Informieren der Kollegen, wenn neue Veranstaltungsfotos vorliegen, sowie  datenschutzkonforme Bildfreigaben bei Personenfotos sind durch das neue System möglich geworden. Bilder werden via künstlicher Intelligenz direkt beim Einpflegen automatisiert verschlagwortet. Der selbstlernende Algorithmus kann dafür genutzt werden, Fotografie-Altbestände über Autotagging doch noch in das System zu bringen. Als nächster Schritt sollen eventuell sogar die Broschüren und PDFs des Estrels im Digital-Asset-Management organisiert
werden.

Zum Autor: Sebastian Picklum ist Director Research & Development bei Canto und  verantwortet die strategische und technische Produktentwicklung des Digital-Asset-Management-Anbieters. Seit mehreren Jahren ist er regelmäßiger Sprecher auf internationalen Konferenzen und in Webinaren.

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