MICE: Veranstaltungs-Formate mit Zukunft

MICE

Veranstaltungs-Formate mit Zukunft

Agiert das Veranstaltungsmanagement im 21. Jahrhundert zu sehr nach tradierten Mustern? Das German Convention Bureau (GCB) sagt eindeutig: ja. Demnach geben Veranstalter alterprobte, vermeintlich funktionierende Abläufe vor, während Teilnehmer von Kongressen, Tagungen oder Meetings die Versuche frontaler Faktenvermittlung über sich ergehen lassen müssen. Umdenken macht an dieser Stelle Sinn, denn oftmals bietet sich eine Kombination aus klassisch und neu an.

Der moderne Ansatz anspruchsvoller Events wird heute und in Zukunft vermehrt bestimmt durch neue technische Hilfsmittel, neue pädagogische Ansätze und nicht zuletzt durch eine neue Generation anspruchsvoller Teilnehmer, deren Partizipation den Erfolg einer Veranstaltung entscheidend mitbestimmen kann. Laut GCB sollte Ziel jeder Tagung oder jedes Meetings sein, »durch den forcierten Einsatz partizipativer Formate neue Ideen und Lösungsansätze zu kreieren und einen größtmöglichen Erfahrungsaustausch und Wissens-
transfer zu bewerkstelligen«. Ganz soweit geht Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren nicht, denn seiner Meinung nach besitzen die klassischen Formate nach wie vor ihre Berechtigung. Oftmals bietet sich aber eine Kombination aus klassisch und neu an, da gerade die modernen interaktiven Elemente gut zur verstärkten Interaktion der Teilnehmer integriert werden können und zudem für jede Zielgruppe geeignet sind. Fakt ist: Durch eine intensive Zusammenarbeit von Teams oder Netzwerken können das Engagement und die Eigenverantwortung der Teilnehmer signifikant erhöht und das Gemeinschaftsgefühl über Interessengruppen hinweg umfassend gestärkt werden. Dass die neuen Konferenzformate jedem Tagungsziel gerecht werden, ist unwahrscheinlich, allerdings dienen sie als gutes Beispiel, um alte Rituale zu überdenken. In der Praxis heißen diese neuen Formate World Cafés, Bar-Camps oder auch Science Slams. Und so funktionieren sie:

World Cafés


World Cafés bieten ein großes Potenzial, um Veranstaltungen aufzuwerten, sie interaktiv und spannend zu gestalten. Leitidee ist die entspannte Atmosphäre eines Straßencafés. Die Teilnehmer sitzen an kleinen Tischen, an denen jeweils vier bis fünf Menschen Platz finden können. Ein Moderator führt die Teilnehmer in die Arbeitsweise ein und erläutert die unterschiedlichen Fragen, zu denen die Teilnehmer ins Gespräch kommen sollen. Für jede zu diskutierende Frage sollten ca. 20 Minuten Zeit eingeplant werden. Nach Ablauf der Diskussion zu einem Thema wird die Gruppe neu gemischt. Lediglich der »Gastgeber« bleibt an seinem Tisch; er sorgt gleichzeitig für die inhaltliche Verknüpfung der Erkenntnisse aus den unterschiedlichen Diskussionsrunden.

Science Slam


Ein Science Slam ist ursprünglich ein Vortragswettbewerb von Wissenschaftlern, die ihre eigene Forschung binnen zehn Minuten vorstellen. Nach Beendigung aller Vorträge bestimmt das Publikum, welches die beste Präsentation war. Während einer Tagung oder Konferenz wird ein Science Slam oft nur als Rahmenprogrammpunkt wahrgenommen. Durch eine weitsichtige Strategie im Vorfeld einer Veranstaltung kann dieses Format aber zum Alleinstellungsmerkmal avancieren und Anlass für die Teilnehmer sein, die nächste Terminankündigung deutlich ernster zu nehmen.

Barcamps


Barcamps sind schon vielerorts fester Bestandteil der Netzwerkkultur. In manchen Branchen haben die auch als Unkonferenzen bekannt gewordenen Events Messen und Kongresse von der Bedeutung her bereits überflügelt. BarCamps folgen ansatzweise der OpenSpace Konferenzmethode, bei der die Sessions erst am Morgen jedes BarCamp-Tages gemeinsam festgelegt wird. Sessions sind einstündige Zeiträume, in welchen durch den Sessiongeber ein Thema vorgeschlagen wird, das die gesamte Gruppe je nach Interesse per Handheben annimmt oder nicht. Zunächst wird eine Einführung in das Thema von maximal 15 Minuten geben, dann wird gemeinsam an dem Thema gearbeitet (Workshop).

Speed Geeking


Das Speed Geeking kommt ursprünglich aus der amerikanischen Hackerszene und hat einen stark partizipativen Charakter. Bis zu 100 Teilnehmer bilden bei diesem Format mehrere kleine Gruppen. Parallel werden an den Tischen bis zu 15 Minivorträge in vier Minuten gehalten. Im Anschluss haben die Teilnehmer noch etwas Zeit, um Fragen zu stellen, ehe die Gruppen rotieren.

Brownbag-Session oder -Seminar


Als Brownbag-Session oder -Seminar bezeichnet man eine Trainings- oder Informationsveranstaltung, während derer die Zuhörer Speisen und Getränke einnehmen können. Ziel ist die Nutzung von regulären Pausen, um Informationen zu vermitteln. Brownbag-Sitzungen zeichnen sich oft durch eine freiwillige Teilnahme und eine informelle Atmosphäre aus.