Umbau & Modernisierung: Die digitale Gebäudeakte

Umbau & Modernisierung

Die digitale Gebäudeakte

Vielen Hotelbetreibern würde das die Arbeit erleichtern: Die gesamten Unterlagen zu Klimaanlagen und Heizung, zu Aufzügen und Brandschutz, über Reparaturen und Instandhaltung sind nicht nur vollständig vorhanden, sondern auch jederzeit und von jedem Ort aus einsehbar. Auf anstehende Wartungen und Prüfungen wird zudem automatisch hingewiesen. Genau diese Services bietet jetzt eine neue webbasierte Lösung: der TÜV SÜD Objektbrief.

Dokumente sind nicht vorhanden bzw. nicht vollständig oder sie werden an unterschiedlichen Orten und zum Teil bei Dienstleistern aufbewahrt. Die Folge: Es geht viel Zeit mit dem Suchen von relevanten Unterlagen verloren. Das erschwert es Immobilienbetreibern und Facility Managern, alle Informationen zur technischen Gebäudeausrüstung im Blick zu behalten. Gerade bei größeren Gebäuden und Immobilienportfolios kann das dazu führen, dass Auflagen nicht erfüllt oder Fristen vergessen werden; Betriebskosten und Haftungsrisiken steigen. Um diesem Szenario vorzubeugen, hat TÜV SÜD ein virtuelles Werkzeug entwickelt: Die Plattform TÜV SÜD Objektbrief bietet Immobilienbetreibern die Möglichkeit, alle gebäudetechnischen Daten digital zu verwalten, unabhängig von Software und Betriebssystem.

Hotels als Pilotprojekt


Ein Betreiber von mehreren Hotels in München gehört zu den ersten Nutzern der Online-Datenbank. Zunächst ließ er die gesamte technische Gebäudeausrüstung (TGA) sowie sämtliche vorhandene Dokumente einmalig von TÜV SÜD erfassen. Jede Anlage bekam einen eigenen QR-Code, um sie jederzeit eindeutig identifizieren zu können. Dieser Code wurde in der Datenbank hinterlegt, ebenso alle Dokumente, Wartungsverträge, das Brandschutzkonzept und die Baugenehmigungen, die zuvor digitalisiert wurden. Aus den Unterlagen ermittelten die Experten von TÜV SÜD zudem alle gesetzlichen Prüfpflichten und die Anforderungen des Brandschutzkonzeptes. Das Ergebnis: ein vollständiger digitaler Überblick über die Anlagen in sämtlichen Immobilien des Hotelbetreibers. Werden in Zukunft Unterlagen benötigt, reicht ein Zugriff auf die Datenbank. Über anstehende Termine wie Wartungs- und Prüffristen informiert das System automatisch, sodass Haftungsrisiken vermieden werden.

Damit ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten entstanden: Sowohl der Betreiber als auch die zuständigen Dienstleister können sich auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren. Die Vorteile einer digitalen TGA-Verwaltung zeigen sich auch, wenn ein Objekt verkauft werden soll: Die Übergabe an einen Nachfolger ist wesentlich einfacher, wenn er die Unterlagen vollständig und systematisch geordnet in Form einer digitalen Gebäudeakte vorfindet. Voraussetzung für den langfristigen Nutzen des Objektbriefs ist, dass er regelmäßig gepflegt wird und jederzeit allen Beteiligten zugänglich ist. In den Münchner Hotels wurde daher jeweils ein Tablet hinterlegt, auf denen die Objektbrief-App aufgespielt wurde. Nach einer kurzen Einweisung durch TÜV SÜD kann nun jeder Berechtigte auf die Daten zugreifen und diese ergänzen. Um sicherzustellen, dass dies regelmäßig erfolgt, hat der Hotelbetreiber mit allen Dienstleistern vereinbart, dass die eingetragenen Daten als Arbeitsnachweis dienen und Basis für die Rechnungsstellung sind.
In der Praxis schafft der digitale Überblick über die TGA viele Vorteile – ideal ist es, wenn dar-über hinaus Zustand und Funktion der Anlagen in Echtzeit überwacht werden können. Um dies zu ermöglichen, hat TÜV SÜD den Objektbrief so erweitert, dass aktuelle Messwerte aus dem Automationssystem digital übertragen und im Objektbrief visualisiert werden. Facility Management, Betreiber oder Dienstleister können jederzeit Unregelmäßigkeiten erkennen und darauf reagieren.

Fazit


Zeitverluste und Haftungsrisiken können durch ein digitales Datenmanagement für technische Anlagen minimiert werden. Für Betreiber von Immobilien wie Hotels bedeutet das zwar zunächst etwas Aufwand, dieser zahlt sich aber schnell aus: Wird der TÜV SÜD Objektbrief konsequent angewandt und gepflegt, lassen sich die Betriebskosten von Gebäuden um über ein Drittel senken, wie die Pilotprojekte in München gezeigt haben.

 

Der TÜV SÜD Objektbrief
Die Online-Plattform TÜV SÜD Objektbrief unterstützt Immobilienbetreiber und Facility Manager dabei, ihre technische Gebäudeausrüstung systematisch zu organisieren. Sie zählt zu den Computer-Aided Facility Management-Systemen (CAFM). Die Neuentwicklung ist auch als App für mobile Apple-, Windows- und Androidsysteme verfügbar; ein Aufspielen von Software auf die Rechner eines Unternehmens ist nicht notwendig. Verwaltet wird der geschützte Zugang vom Immobilienbetreiber. Unternehmen, die sich bis zum 31. Dezember beim TÜV SÜD Objektbrief anmelden, können alle Funktionen für ein Gebäude auch im Anschluss daran kostenfrei nutzen. Dieses Angebot gilt auch für Nichtkunden von TÜV SÜD.
Kontakt:
TÜV SÜD Industrie Service GmbH, Geschäftsbereich
Real Estate
Westendstraße 199,
80686 München
Telefon 089-57913958
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www.tuev-sued.de/objektbrief