Online-Warenbeschaffung

Elektronischer Einkauf boomt

Kategorie: News
Text: Top hotel, 17. Oktober 2012

Über 50 Prozent mehr Umsatz (im Vergleich zum Vorjahreszeitraum) bei der Online-Warenbeschaffung und mehr als 700 Nutzer täglich in der elektronischen Rechnungsbearbeitung – die progros Einkaufsgesellschaft verzeichnet ein enormes Wachstum im Bereich der digitalen Einkaufslösungen und -werkzeuge. „Absoluter Trend im Hoteleinkauf ist die vollständige Automatisierung der Bestell- und Rechnungsprozesse durch webbasierte E-Procurement- und Kreditorenmanagement-Systeme. Über E-Procurement-Systeme kann der komplette Warenbedarf lieferantenübergreifend mit einer Bestellung online beschafft werden: Von Mehl über Zucker und Frühstücksspeck bis hin zu Geschirrspülmittel, Kopierpapier und Kugelschreiber mit Hotellogo“, sagt Jochen Oehler, Geschäftsführer des Unternehmens. „Bei digitalen Kreditorenmanagement-Systemen geht es hingegen um die papierlose Erfassung, Bearbeitung und Bezahlung aller Eingangsrechnungen eines Hotels auf rein elektronischer Basis inklusive automatisierter Einkaufspreiskontrolle.“

E-Procurement ist eines der stärksten Wachstumsfelder im Bereich der digitalen Einkaufslösungen. „Dieser Bereich wächst jährlich kontinuierlich an“, berichtet Oehler. „Von den rund 700 progros-Hotels sind im Jahr 2011 allein 13 Millionen Euro online umgesetzt worden, innerhalb des ersten Halbjahres 2012 waren es bereits über sieben Millionen Euro.“ Zeit- und Kostenvorteile liegen dabei auf der Hand: Durch die einheitliche, lieferantenübergreifende Bestellabwicklung in einem System hat das Hotel eine maximale Transparenz über alle Produkte und Artikelpreise, im Archiv sind sämtliche Bestellungen ersichtlich, und Preisänderungen werden von den Lieferanten ins System eingespielt. Neben der Bestellplattform, die es auch als mobile Anwendung mit App gibt, bietet progros den Hotels ein Online-Warenwirtschaftsmodul sowie eine Schnittstelle zu Materials Control.

Positive Zahlen auch in der elektronischen Rechnungsbearbeitung: „Wir verzeichnen täglich rund 700 Nutzer unseres digitalen Kreditorenmanagement-Systems, die Rechnungen von Lieferanten, also den Kreditoren, komplett online und papierlos bearbeiten“, sagt Oehler. Dabei müssen die Hotels nicht dem Einkaufspool der progros angeschlossen sein, sondern können das System weltweit und ungebunden nutzen. Alle Eingangsrechnungen eines Hotels werden zentral auf Artikelebene ausgelesen und in einheitlichem Format in einem verschlüsselten Webportal inklusive Online-Archiv dargestellt. Die Kontrolle und Kontierung aller Rechnungen geschieht bis auf Artikelebene, die Lieferscheinzuordnung ist vollautomatisch und sorgt für eine tagesaktuelle Transparenz aller Rechnungen. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung erheblich.